Technologia komputerowa wprowadza nas w erę elektronicznego przechowywania. Firmy wszelkiego rodzaju podążają w kierunku biura bez papieru, aby zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność. Pomimo tego rosnącego nacisku na komputerowe dane, większość prowadzonych operacji nadal opiera się na przechowywaniu dokumentów papierowych. Decyzja o użyciu plików bocznych lub pionowych w środowisku biurowym zależy od wielu czynników.
Prowadzenie dokumentacji historycznej
Z biegiem lat potrzeba rejestrowania wzrosła wraz ze wzrostem liczby ludności i narodzinami nowych firm. Zawody, takie jak prawo i medycyna, wymagają pełnych i dokładnych zapisów dotyczących transakcji z klientami. Producenci i sprzedawcy detaliczni polegają na plikach klientów w celu bezpośredniej sprzedaży i rejestrowania zakupów. W przeszłości potrzeba przechowywania dokumentów stworzyła niszę branżową dla firm, które starają się sprostać różnorodnym potrzebom związanym z archiwizacją. Przechowywanie dokumentów w miejscu pracy ewoluowało od ułożonych papierów na półkach iw otworach na kubki do dobrze przemyślanych systemów archiwizacji dostępnych od wielu producentów.
Pionowe systemy segregacji
Szafki wertykalne są starsze z głównych szafek z plikami w powszechnym użyciu. Mogą być wykonane z drewna lub metalu i są dostępne z dwoma, czterema lub pięcioma szufladami. Pliki z dwiema szufladami są produkowane w celu dopasowania do standardowych wysokości biurka ze względu na zgodność pracy. Pięć pionowych plików z szufladami ma zwykle 60 cali wysokości i nie jest powszechnie używane w biurach roboczych, ponieważ górne szuflady są zbyt wysokie, aby zapewnić łatwy dostęp. Są one stosowane w obszarach pamięci masowej, gdzie przestrzeń jest na wagę złota. Pliki pionowe są dostarczane w dwóch podstawowych rozmiarach szuflady, aby pomieścić standardowe dokumenty o rozmiarze Letter i Legal.
Systemy archiwizacji bocznej
Pliki boczne mają wyraźną przewagę nad plikami pionowymi. Mogą pomieścić zarówno dokumenty w formacie Letter, jak i Legal. Pliki boczne zwykle zapewniają nawet o jedną trzecią więcej miejsca na dokumenty niż pionowe szuflady na pliki. Ponieważ są one dostępne na wysokości biurka, służą dwóm celom pliku i credenza. Obie szuflady są łatwo dostępne w pozycji siedzącej. Tam, gdzie stacja robocza wymaga gotowej i powtarzalnej dostępności niektórych plików, plik boczny jest idealnym rozwiązaniem do archiwizacji. Ze względu na tę funkcję są one preferowanym systemem archiwizacji dla kadry kierowniczej i profesjonalistów.
Wskazówki dotyczące składania
Wybierając szafki na akta dla swojej firmy, dokładnie przeanalizuj, w jaki sposób pliki będą używane i przez jaki personel. Wewnętrzni przedstawiciele handlowi lub pracownicy pomocy technicznej, którzy potrzebują szybkiego dostępu do dokumentów, będą najlepiej obsługiwani przez systemy archiwów bocznych. Najlepiej skonsultować się ze specjalistami od wypełniania zgłoszeń, zanim zostanie złożone zobowiązanie do składania zgłoszeń w wersji bocznej lub pionowej. Dostawcy dużych urządzeń biurowych dysponują przeszkolonym personelem, który może polecić najbardziej efektywny rodzaj zgłoszenia dla danego przedsiębiorstwa. Będą oferować planowanie i schematy w ramach procesu sprzedaży.
Opcje do rozważenia
Skonsultuj się z kilkoma dostawcami biur, rozważając systemy plików, aby mieć pewność, że uzyskasz jak najwięcej za swoje pieniądze. Rozważ możliwe oszczędności, kupując używane przedmioty od dealerów lub na aukcjach. Jeśli finanse są napięte, sprawdź opcję wypożyczenia wymaganego wyposażenia.
