Jako pracodawca musisz znać przepisy stanowe i federalne, które określają rodzaj informacji, które powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niektóre wymagane dokumenty osobowe obejmują osobiste dane kontaktowe pracownika, status pracy, informacje o liście płac i informacje o wynikach.
Informacje o zatrudnieniu
Informacje o zatrudnieniu w aktach osobowych zwykle mają postać wniosku o zatrudnienie lub nowej dokumentacji zatrudnienia. Dokumentacja może również zawierać kopię listu o ofertach pracy przesłanego pracownikowi oraz podpisane pokwitowanie od pracownika, potwierdzające otrzymanie kopii podręcznika pracownika firmy. Podczas gdy dokumentacja pracownicza dla pracownika musi zawierać datę urodzenia dla celów świadczeń, nielegalne jest uzyskiwanie tych informacji w celu ustalenia, czy należy zatrudnić osobę fizyczną.
Status pracy
Status pracy to dokumentacja prawna potwierdzająca, że pracownik może pracować w Stanach Zjednoczonych. Jako dowód statusu pracy, akta pracowników muszą zawierać kopię karty ubezpieczenia społecznego pracownika. Jeżeli pracownik nie jest obywatelem Stanów Zjednoczonych, wypełnionym formularzem I-9 (obywatelem spoza USA, odpowiadającym formularzowi W-4), należy dołączyć kopię paszportu pracownika i kopię wizy pracowniczej pracownika w aktach osobowych pracownika.
Lista płac
Innym podstawowym składnikiem akt osobowych jest lista płac. Pracodawca musi prowadzić aktualny federalny formularz podatkowy W-4. Wraz z formularzem W-4, plik personelu może również zawierać karty czasu pracy dla okresów płatności, w których pracownik pracuje. Jeśli pracownik ma pieniądze legalnie przyozdobione z jego wynagrodzenia, orzeczenie sądowe lub kopia postanowienia musi znajdować się również w aktach osobowych.
Informacje o wydajności
Oceny wydajności stanowią kolejną integralną część akt osobowych pracowników. Mogą to być kopie zawodowych celów pracownika i ocen pracy napisanych przez przełożonego lub menedżera pracownika. W stosownych przypadkach akta osobowe zawierają również nagany lub ostrzeżenia, które pracownik otrzymuje w czasie swojej pracy w firmie.
Informacje o podatku państwowym
Jeśli stan, w którym prowadzisz swoją firmę, obejmuje podatki państwowe, musisz zachować formularz W-4 dla podatków potrącanych u źródła. Podobnie jak w przypadku federalnego formularza podatkowego W-4, formularz stanu powinien być aktualizowany i przechowywany w aktach osobowych pracowników jako zapis zapasowy dla prawidłowego odliczenia od pensji pracownika, a w przypadku audytu przeprowadzanego przez IRS lub państwowa urząd skarbowy.
