Przychody ze sprzedaży i gotówki napędzają sukces każdej firmy. Firma potrzebuje sprzedaży, aby przynieść pieniądze, budować zyski i finansować przyszły wzrost. Wpływy gotówkowe następują po sprzedaży i odzwierciedlają płatności dokonywane przez klientów. Firmy otrzymują również płatności gotówkowe za zwroty zakupu. Pracownicy księgowi rejestrują transakcje sprzedaży i transakcji gotówkowych dla firmy.
Planowanie sprzedaży
Firmy sprzedają produkty lub usługi na dwa sposoby, za gotówkę lub za obietnicę przyszłych płatności. Transakcje te można zapisać w dzienniku ogólnym. Księgowi używają dziennika ogólnego do rejestrowania wszystkich transakcji finansowych, które nie są rejestrowane nigdzie indziej.
Dziennik ogólny zawiera trzy główne kolumny. Pierwsza z nich jest oznaczona jako "Opis", druga - "Debetowa", a trzecia - "Kredytowa". Jeśli klient płaci gotówką w momencie sprzedaży, księgowy zapisuje transakcję w dzienniku ogólnym, wpisując "Gotówka" w kolumnie "Opis", a kwotę dolara w kolumnie "Zapłata". W następnym wierszu księgowy wpisuje "Sprzedaż" w kolumnie "Opis", a kwotę dolara pod "Kredytem".
Jeśli klient obiecuje zapłacić w przyszłości za sprzedany produkt lub usługę, księgowy zapisuje należności w kolumnie Opis i kwotę w kolumnie Debet. W następnym wierszu księgowy zapisuje Sprzedaż w kolumnie Opis, a kwota w kolumnie Wartość kredytowa.
Dziennik sprzedaży
W przypadku powtarzających się zapisów dotyczących sprzedaży na rachunkach niektóre przedsiębiorstwa stosują dziennik pomocniczy specyficzny dla tego celu. Dziennik pomocniczy upraszcza rejestrowanie wpisów używających tych samych kont dla każdego wpisu. Data jest zapisywana w pierwszej kolumnie dziennika sprzedaży, a nazwa klienta w drugiej. Dziennik sprzedaży zawiera tylko jedną kolumnę do rejestrowania kwoty w dolarach transakcji. Kwota dolara wprowadzona w tej kolumnie reprezentuje obciążenie "Należności z tytułu kont" i kredyt "Sprzedaż".
Księgowanie wpływów gotówkowych
Gdy firma otrzymuje płatności gotówkowe za sprzedaż lub płatności należne, płatności są rejestrowane w dzienniku ogólnym, jeśli nie istnieje dziennik pomocniczy. Księgowy rejestruje obciążenie "gotówką" niezależnie od celu płatności. Jeśli płatność gotówkowa dotyczy sprzedaży, księgowy rejestruje kredyt w pozycji "Sprzedaż". Jeżeli płatność gotówkowa ma na celu spłatę należnych kwot, księgowy rejestruje kredyt w pozycji "Rozrachunki z odbiorcami".
Dziennik wpływów pieniężnych
W przypadku powtarzających się wpłat za gotówkę, niektóre firmy korzystają z czasopism pomocniczych specyficznych dla tego celu. Dziennik pokwitowania gotówki lub dziennik pomocniczy na wpływy gotówkowe działa podobnie do dziennika sprzedaży. Księgowy zapisuje datę w pierwszej kolumnie. Jeśli pokwitowanie służy do zapłaty należnych pieniędzy, nazwa klienta jest zapisana w drugiej kolumnie. Jeśli pokwitowanie jest przeznaczone na inny cel, opis jest zapisywany w drugiej kolumnie. Dziennik pokwitowań pieniężnych zawiera trzy kolumny do rejestrowania kwot pieniężnych w dolarach. Jedna kolumna o nazwie "Polecenie gotówkowe" służy do rejestrowania kwoty otrzymanej gotówki. Kolejna kolumna "Konto do otrzymania należności" służy do rejestrowania kwoty zapłaconej za należne pieniądze. Trzecia kolumna oznaczona "Inny kredyt" służy do wpisania kwoty transakcji.
