Jeśli jesteś mówcą, konsultantem lub pedagogiem, seminaria mogą być Twoją firmą. Jeśli jesteś właścicielem innego biznesu, seminaria mogą być jedną z najlepszych metod promowania swojej firmy. Niezależnie od powodów organizowania seminarium, należy wykonać te same podstawowe kroki, aby stworzyć wydarzenie, które działa płynnie i zachwyca uczestników.
Wybierz swój temat. Jeśli jesteś konsultantem lub prelegentem, prawdopodobnie poprosiłeś o rozmowę z grupą na dany temat. Jeśli jesteś właścicielem firmy organizującej seminarium promujące firmę, powinieneś wybrać temat, który przypadnie do gustu Twojemu klientowi docelowemu. Na przykład adwokat może zorganizować bezpłatne seminarium dla publiczności w zakresie planowania majątkowego.
Wybierz miejsce. Spróbuj oszacować liczbę uczestników, a następnie wybierz miejsce, w którym będzie dużo miejsca dla wszystkich, aby usiąść wygodnie. Musisz również wziąć pod uwagę cenę przy wyborze miejsca. Niektóre miejsca mogą mieć opłaty za wynajem pokoju w wysokości kilkuset, a nawet tysięcy dolarów, podczas gdy inne są znacznie rozsądniejsze. Hotele często mają sale bankietowe, w których firmy często posiadają konwencje, więc może to być dobre miejsce na rozpoczęcie poszukiwań.
Twórz i wysyłaj zaproszenia. W zależności od wielkości i formalności Twojego wydarzenia, zaproszenia mogą się wahać od prostego dokumentu utworzonego w Microsoft Word do fantazyjnego projektu stworzonego przez profesjonalnego projektanta. Przesyłaj zaproszenia z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, aby pozwolić uczestnikom na zaplanowanie uczestnictwa. Nie należy jednak wysyłać zaproszeń z wyprzedzeniem, aby mogły one zostać zapomniane przed datą faktycznego seminarium. Możesz także wysyłać zaproszenia pocztą e-mail, ale pamiętaj, że mogą one trafić do folderów ze spamem kilku odbiorców.
Zdecyduj, czy zaoferujesz obiad lub lekkie przekąski. Jeśli seminarium trwa kilka godzin, to miłym akcentem jest posiadanie lekkich przekąsek. Jeśli seminarium rozpoczyna się wcześnie rano lub trwa dłużej niż w porze lunchu, zaleca się lunch. Niektóre miejsca mają wymóg, abyś korzystał z usług własnego zakładu gastronomicznego, gdy odbywa się impreza w obiekcie. Upewnij się, że znasz zasady umowy, zanim zamówisz przekąski.
Stwórz materiały do prezentacji. Twórz kopie materiałów informacyjnych lub drukuj je na profesjonalnej drukarce. Prawdopodobnie będziesz chciał utworzyć prezentację PowerPoint, aby mieć wizualne odniesienie, gdy Ty lub twój mówca prezentują materiał. Możesz łatwo utworzyć ulotkę dla swoich uczestników, wybierając "materiały informacyjne" pod opcjami drukowania. Upewnij się, że wybierasz trzy na stronę, a twoi uczestnicy będą mogli robić notatki bezpośrednio na swoich ulotkach.
Kilka dni przed wydarzeniem sfinalizuj liczbę uczestników na podstawie swoich RSVP. Jeśli wybierzesz, możesz zadzwonić do innych osób, które zaprosiłeś, aby przypomnieć im o wydarzeniu i dać im ostatnią szansę na zarejestrowanie się. Pozostaw wiadomość dla osób, do których nie dotrzesz, jeśli to możliwe, i poinstruuj ich, aby zadzwonili do ciebie tak szybko, jak to możliwe, jeśli zamierzają przyjechać.
Utwórz arkusz logowania i metek. Miło jest dla uczestników seminarium, aby móc spotkać się z innymi ludźmi i natychmiast zobaczyć ich imię i skąd pochodzą. Eliminuje niektóre nieprzyjemne uczucia, które ludzie mają podczas przedstawiania się nowym ludziom. Arkusz logowania okaże się przydatny, jeśli planujesz oferować uczestnikom jakiegokolwiek rodzaju punkty za kontynuację edukacji lub jeśli po seminarium chcesz po prostu pozostać w kontakcie z uczestnikami. Możesz poprosić o ich nazwiska, adresy, numery telefonów i adresy e-mail. Dobrze jest zaoferować skrzynkę, którą mogą sprawdzić, jeśli nie chcą otrzymywać od Ciebie dalszych informacji.
Twórz pakiety dla każdego ustawienia tabeli. Możesz dołączyć broszury i inne materiały promocyjne dotyczące swojej firmy. Będziesz także chciał coś, na co Twoi uczestnicy będą pisać i pisać z nimi pióro. Jeśli nie masz tych przedmiotów z logo firmy, miejsce, w którym odbywa się wydarzenie, może mieć pióra i podkładki, które chętnie zapewnią.
Potwierdź szczegóły z osobą kontaktową w miejscu spotkania na kilka dni przed wydarzeniem. Powinieneś również potwierdzić ostateczne przeliczenie z zakładem żywieniowym, jeśli masz zapewnione wyżywienie. Pamiętaj, aby powiadomić swojego dostawcę posiłku, jeśli będziesz go potrzebował do dostarczania produktów z papieru, takich jak talerze, serwetki lub kubki. Dokonaj niezbędnych ustaleń dotyczących płatności. Niektóre miejsca i firmy cateringowe wymagają płatności z góry, a inne chętnie zbierają pieniądze w dniu wydarzenia.
Skonfiguruj swoje miejsce na dzień przed lub rano swojego wydarzenia. Będziesz chciał mieć pewność, że personel Twojego miejsca ma pokój ustawiony tak, jak prosiłeś. Będziesz także chciał umieścić swoje pakiety i inne materiały w każdym miejscu przed przybyciem gości. Przejdź się po pokoju i upewnij się, że wszyscy będą mieli dobry widok na Ciebie lub Twojego rozmówcę z przodu pokoju.
Zaplanuj dla siebie lub przedstawiciela swojej firmy, aby był obecny, gdy pierwsi goście rozpoczną przyjazd w dniu Twojego wydarzenia. Będziesz chciał pozdrowić ludzi i skierować ich do arkusza logowania, lokalizacji toalet i napojów.
Wskazówki
-
Staraj się jak najlepiej zorganizować planując swoje seminarium. Drobne szczegóły mogą cię przytłoczyć, a im bardziej jesteś zorganizowany do tego wydarzenia, tym sprawniej będzie ono przebiegać w wielkim dniu.
Ostrzeżenie
Zawsze będziesz mieć kilku uczestników, którzy zarezerwowali miejsce na seminarium, które nie pojawi się w dniu wydarzenia. Pojawiają się sytuacje awaryjne lub pojawiają się inne problemy, które uniemożliwiają niektórym osobom przybycie. Nie zawracajcie sobie tym głowy. Jest szansa, że pojawi się jedna lub dwie osoby, które pojawią się w ostatniej chwili i zapytają, czy mogą nadal uczestniczyć.
