Przeprowadzenie seminarium na określony temat może nauczyć ludzi czegoś nowego, ponownie wykształcić ludzi na podstawie tego, co już wiedzą i wprowadzić postępy w swojej branży. Ale przeprowadzenie seminarium może być kosztowne. Jest wiele decyzji, które będziesz musiał podjąć, abyś wiedział, ile pieniędzy do budżetu na seminarium i wiele czynników, które wpłyną na całkowite koszty.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Budżet seminarium
-
Oszacowanie uczestników
-
Lista dostawców
-
Poprzedni plan budżetu seminarium
Zacznij tworzyć plan budżetu na seminarium, określając, ile pieniędzy musisz na niego wydać. Jeśli Twoja organizacja wydała pewną kwotę na wydarzenie, musisz wiedzieć, co to jest. Jeśli planujesz pobierać opłaty za seminarium w nadziei, że uda Ci się je zlikwidować, będziesz musiał określić wysokość opłaty w zależności od liczby oczekiwanych uczestników i ogólnego przewidywanego kosztu wydarzenia.
Określ ogólny koszt wydarzenia, sporządzając listę przedmiotów potrzebnych do zorganizowania seminarium. Obejmują takie rzeczy, jak koszt wynajęcia obiektu, jeśli nie masz wolnego miejsca, koszt wynajmu sprzętu audiowizualnego dla prezenterów, koszt prezenterów, jeśli są one płacone, koszt wydrukowanych materiałów i długopisów oraz koszt wynajmu stołów i krzeseł, jeśli planujesz to zrobić.
Poproś o plan budżetu z poprzedniego seminarium zorganizowanego przez Twoją organizację, aby dowiedzieć się, ile zapłacił za każdy z tych przedmiotów. Będziesz także chciał uzyskać listę zalecanych dostawców, z których Twoja organizacja korzystała w przeszłości. Jeśli Twoja organizacja nie może polecić żadnych dostawców, skontaktuj się z lokalną izbą handlową lub innymi organizacjami, z którymi masz dobre relacje i zapytaj, czy mogą polecić sprzedawców. Zadzwoń do sprzedawców, których zamierzasz użyć, i poproś o szacunki na podstawie liczby uczestników, których zamierzasz odbyć na swoim seminarium.
Śledź szacunki dostawców, tworząc formularz na komputerze. Utwórz sekcję dla każdej pozycji, której potrzebujesz. Na przykład utwórz sekcję oznaczoną "audio-wizualne" i wpisz w firmie oraz przybliżoną cenę. Jeśli masz oferty od dwóch firm, uwzględnij je i ich ceny. Zrób to dla każdej pozycji na liście i zsumuj kwoty. Jeśli masz różne ceny od podobnych sprzedawców, zacznij od dodania kwoty preferowanego dostawcy i przejdź do tańszego dostawcy, jeśli twoja suma kończy się być zbyt kosztowna.
Porównaj całkowity przewidywany koszt seminarium z kwotą przewidzianą w budżecie firmy, aby sprawdzić, czy jest ona akceptowalna. Jeśli koszt jest zbyt duży, pomyśl o obciążeniu uczestników za udział w seminarium. Podzielić koszt seminarium lub koszt seminarium poza budżet, przez liczbę oczekiwanych uczestników, aby ustalić, ile należy obciążyć ludzi.
