Firmy i korporacje zwykle przygotowują formalne budżety, czasem nazywane procesem budżetowym. Formalny budżet wymienia i przewiduje wszystkie wydatki, dochody, zyski i zwroty. Formalne budżety muszą być zatwierdzone przez najwyższego kierownika lub cały komitet. Oficjalne budżetowanie pojawiło się w latach pięćdziesiątych, według strony internetowej Inc.
Nowoczesne formalne budżetowanie
Budżetowanie jest ważną częścią każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Planowanie biznesowe i korporacyjne opiera się głównie na formalnym budżetowaniu. Pośród innych czynników otwiera on narzędzia do kontrolowania i określania premii i dzielenia się zyskami. Zarządzanie formalnym budżetem wymaga dużej staranności i umiejętności, aby zapobiec negatywnym wpływom finansów firmy.
Proces budżetowy
Budżetowanie w dużych korporacjach jest procesem zbiorowym. Jednostki operacyjne tworzą plany mające pomóc w osiągnięciu celów korporacyjnych. Kierownicy działów obliczają i projektują sprzedaż, koszty ogólne, koszty operacyjne i nakłady inwestycyjne na nadchodzący rok podatkowy. Górny panel zarządzania następnie sprawdza prognozy jednostek, zajmując się i negocjując wszelkie zmiany. Negocjacje są wspólną częścią formalnego procesu budżetowania. Po zatwierdzeniu formalny plan budżetowy staje się planem działań operacyjnych w nadchodzącym roku. Miesięczne i kwartalne przeglądy budżetu śledzą wydajność w stosunku do prognoz, pozwalając menedżerom ocenić potrzebę wprowadzenia jakichkolwiek zmian.
Rozwój budżetu
Liderzy firmy opracowują budżety od podstaw, a menedżerowie dążą do realizacji celów biznesowych od góry do dołu. Mierzą wydajność budżetu, osiągając lub przekraczając prognozy sprzedaży, zwrotów i zysków, a kończąc poniżej prognozowanych kosztów. Wymaga silnej zachęty do przedstawienia możliwie najniższych pozytywnych wyników i najwyższych potencjalnych negatywnych wyników w formalnym budżecie. Menedżerowie, którzy rozumieją sprzedaż i zyski oraz dobrze przeceniają koszty, zazwyczaj tworzą najbardziej udane budżety.
Korzyści i koszty
Jedną z najistotniejszych zalet formalnego budżetowania jest to, że menadżerowie czasu muszą przez cały rok przeglądać wszystkie aspekty swojej działalności w stosunku do budżetu. Pomaga to menedżerom skupić pracowników i zapewnia plan, w którym można porównać postęp. Formalne budżetowanie tworzy kompleksowy obraz przyszłości i uświadamia możliwości i bariery. Czas jest głównym kosztem procesu budżetowania. W niektórych przypadkach menedżerowie mogą zostać całkowicie pochłonięci staraniami, aby spełnić szeroki wachlarz wymogów ustalonych w formalnym budżecie. Niepotrzebne obciążenia biurokratyczne i niewiarygodność spowodowane szybkimi zmianami w firmie są dwoma powszechnymi negatywnymi czynnikami formalnego budżetowania.
