Aby firma odniosła sukces w dłuższej perspektywie, musi oferować produkty i usługi po przystępnych cenach spełniające potrzeby klientów. Potrzebny jest również plan poprawy procesu, aby mógł stale poprawiać swoje wewnętrzne funkcje, aby obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć wydajność operacyjną i morale pracowników.
Angażuj swoich pracowników
Zacznij od stworzenia środowiska pracy, które akceptuje zmiany i akceptuje je. Polityka otwartych drzwi, uczciwe i pełne szacunku traktowanie oraz otwarta komunikacja to jedne z najważniejszych składników. Jeśli poświęcisz czas na założenie fundacji, która zachęca i nagradza składki pracownicze przed wdrożeniem planu monitorowania i poprawy operacyjnej, znacznie łatwiej będzie uzyskać wpisowe wymagane do usprawnienia nie tylko operacji w miejscu pracy, ale także całej firmy.
Ustaw cele i miary odniesienia
System "SMART" używa akronimu, aby kierować przedsiębiorstwami w ustalaniu oczekiwań, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i aktualne. Zrób to dla każdego działu.Następnie należy zdefiniować kryteria benchmarkingu do zastosowania w monitoringu. Na przykład celem działań obsługi klienta może być osiągnięcie 99-procentowej stopy zadowolenia klienta, celem dla należności może być zwiększenie poziomu zbierania o 20% w ciągu sześciu miesięcy, a celem działu informatycznego może być w pełni zintegrowany punkt programy sprzedaży i zarządzania zapasami.
Bieżący plan monitorowania
Zaangażuj każdego pracownika w monitorowanie procesu. Menedżerowie mogą przeprowadzać przeglądy na poziomie usług, takie jak monitorowanie połączeń i obserwacje po stronie biurowej, analizować raporty i analizować bieżące procesy operacyjne. Pracownicy niższego szczebla mogą przeprowadzać testy jakości i przekazywać informacje na temat bieżących przepływów pracy. Zaplanuj regularne prywatne, wydziałowe i firmowe spotkania, aby przejrzeć wyniki i określić, kiedy i czy konieczne są zmiany w procesie.
Wdrożenie udoskonaleń procesów operacyjnych
Plan poprawy zorientowany na wyniki koncentruje się na poprawie kosztów, jakości, usług lub prędkości. Kroki działania obejmują wprowadzanie drobnych zmian, które eliminują powtarzające się etapy lub inne nadmiarowe przepływy pracy, a także zezłomowanie i przeprojektowanie całego procesu. Całkowite przeprojektowanie obejmuje analizę, priorytetyzację i ponowne składanie zadań i etapów operacyjnych. Całkowite przeprojektowanie procesu może być konieczne w przypadku zmiany przepisów dotyczących zgodności lub w celu wprowadzenia zmieniających się technologii do Twojej firmy.
