Polityka etyki w biznesie dotycząca niewłaściwego postępowania pracowników jest krokiem w kierunku ustanowienia atmosfery zaufania. Jednak nawet przy silnej polityce przekonywanie pracowników do działania w przypadku niewłaściwego postępowania może być dużym wyzwaniem dla właścicieli firm. Z tego powodu wspieranie pracowników za pomocą programów i działań, które łączą dobre standardy postępowania z misją i wizją firmy, jest niezwykle ważne.
Pierwsze kroki
Określ niewłaściwe postępowanie w miejscu pracy, które ma zastosowanie do Twojej firmy. Typowe przykłady to kradzież, oszustwo, molestowanie seksualne, rażąca niesubordynacja, prowadzenie osobistego biznesu i wysyłanie lub odbieranie osobistych wiadomości e-mail w pracy. Przekaż tę definicję nowym pracownikom i obecnym członkom personelu za pomocą pisemnych standardów postępowania oraz w ramach szkoleń z zakresu etyki. Chroń swoje prawo do oglądania, słuchania i czytania komunikacji w miejscu pracy, informując wszystkich, że monitorowanie pracowników jest standardową praktyką biznesową. Dodatkową korzyścią z bezpośredniego i bezpośredniego podejścia jest to, że często zamienia procedury monitorowania w zapobiegawcze zamiast reaktywne kontrole.
Plan monitorowania zaniedbania
Zaimplementuj monitorowanie połączeń i monitorowanie komputera jako taktyki, aby upewnić się, że pracownicy przestrzegają standardowych procedur operacyjnych i nie prowadzą osobistego biznesu w pracy. Monitorowanie połączeń polega na słuchaniu w czasie rzeczywistym losowo wybranych rozmów telefonicznych lub nagrywania i słuchaniu ich później. Przestrzegaj federalnych przepisów dotyczących prywatności, informując rozmówców, że ich rozmowa może zostać nagrana w celu kontroli jakości przed rozpoczęciem rozmowy. Technologie monitorowania komputera obejmują oprogramowanie, które pozwala zobaczyć, co jest na ekranie i przechowywane w terminalach komputerowych i dyskach twardych. Jest to pomocne w monitorowaniu korzystania z Internetu i komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail oraz w zapobieganiu oszustwom i kradzieży. Instaluj kamery monitorujące na stacjach kasowych, w pomieszczeniach magazynowych i pomieszczeniach przerw w celu zapobiegania kradzieży wewnętrznej.
Procedury audytu
Zapoznaj się z nagranymi rozmowami telefonicznymi i dziennikami połączeń, dziennikami komputerowymi, taśmami nadzoru wideo i raportami działań naprawczych, aby zidentyfikować wcześniej wykryte przypadki niewłaściwego postępowania, a także zidentyfikować trendy zachowań. Twórz i używaj kontrolnych list kontrolnych, komentarzy i pisemnych podsumowań podczas rozwiązywania incydentów i trendów związanych z niewłaściwym postępowaniem. Przed podjęciem działań przejrzyj naruszenia dotyczące wykroczeń wykrytych podczas monitorowania lub audytu u naruszającego pracownika. Możliwe, że informacje lub obserwowane działania zostały źle zrozumiane lub usunięte z kontekstu. Pracownik powinien mieć możliwość udzielenia wyjaśnień przed podjęciem decyzji o podjęciu działań naprawczych.
Zachęcaj do raportowania pracowników
Zachęcaj swoich pracowników do zgłaszania uchybień, dając dobry przykład. Utrzymanie silnego zaangażowania w zapobieganie niewłaściwemu postępowaniu i reagowanie na nie. Zaimplementuj politykę otwartych drzwi w zespole zarządzającym, zadbaj o to, aby pracownicy anonimowo zgłaszali uchybienia i stworzyli kulturę, w której pracownicy postrzegają niewłaściwe zachowanie jako normalną część swojej pracy. Im silniejsze jest twoje zaangażowanie i im częściej wspierasz i zachęcasz do zgłaszania niewłaściwych zachowań, tym większa szansa, że pracownicy będą podążać za twoim tropem i zgłaszać przypadki niewłaściwego postępowania.
