Nawet w przypadku telefonów i Internetu wciąż konieczne jest wysyłanie staromodnego listu do celów służbowych. Aktualizowanie rekordów kont biznesowych za pomocą listu jest skuteczne, ponieważ litery są mniej narażone na zapomnienie (np. Połączenia telefoniczne) i rzadziej są ignorowane (jak wiadomości e-mail). Zapewniają również poręczny papierowy ślad. Jeśli chcesz zaktualizować swoje zapisy listem, wykonaj kilka wskazówek, aby upewnić się, że pokrywasz wszystkie swoje bazy.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Drukarka
-
Papier
-
Fotokopiarka
-
Koperta
-
Pieczęć
Zaadresuj list do właściwego działu, aby upewnić się, że właściwa osoba otrzymuje zaktualizowane informacje. Na przykład, jeśli zmieniasz książeczkę czekową lub numer karty debetowej, podaj swój list do działu zobowiązań. Jeśli zmieniasz adres, podaj swój list do "rekordów klienta". Jeśli nie masz pewności, który dział powinien obsłużyć Twoją prośbę, zadzwoń do firmy i zapytaj przed skierowaniem swojego listu lub przejrzyj informacje na stronie firmy.
Dołącz datę na początku listu, zarówno dla danych firmy, jak i twoich osobistych danych. Na przykład, jeśli żądasz, aby twoje usługi zostały anulowane lub zmniejszone w określonym terminie, a firma nie przetworzy Twojego żądania w odpowiednim czasie, masz podstawy do nieopłacenia, ponieważ masz kopię swojego poprzedniego wniosku.
Podaj swój numer konta. Pomoże to osobie przetwarzającej Twoje żądanie znaleźć Twoje konto i szybciej spełnić Twoje żądanie.
Dołącz swoje stare informacje. Na przykład, jeśli przenosisz lub zmieniasz swój numer telefonu, podaj w liście: "to był mój stary adres" lub "to był mój stary numer telefonu". Firma może potrzebować tych informacji, aby otworzyć swoje konto, aby zaktualizować swoje dane.
Dołącz swoje nowe informacje. Stan w liście, "to jest mój nowy adres" lub "to jest mój nowy numer telefonu". Możesz umieścić zaktualizowane informacje pogrubioną czcionką lub większą czcionką, aby osoba przetwarzająca Twoje żądanie mogła łatwo zlokalizować te informacje.
Poproś o korespondencję zwrotną. Poproś, aby wysłać ci list z informacją, że Twoje informacje zostały zaktualizowane. Po otrzymaniu listu z potwierdzeniem przechowuj go w bezpiecznym miejscu dla swoich danych.
Zrób kopię listu przed jego wysłaniem, na wypadek gdybyś musiał go ponownie wysłać lub odnieść się do niego w późniejszym terminie.
