Posiadanie odpowiednich osób do spotkania biznesowego może spowodować lub zepsuć wydarzenie. Kiedy przygotowujesz atrakcyjne i profesjonalne zaproszenie, przekonasz zaproszonych o znaczeniu spotkania, konieczności ich obecności i korzyści dla nich.
Spersonalizuj zaproszenie, jeśli wysyłasz pojedyncze listy. Użyj firmowego papieru firmowego lub logo, jeśli wysyłasz wstępnie wydrukowane karty. W przypadku zaproszeń e-mail wyświetl swoje logo i linki do witryn. Przekaż każdej osobie imię i nazwisko, a korespondencja powinna pochodzić od wysokiej rangi urzędnika firmy wraz z podpisem.
Poprowadź przekonujące początkowe zdanie wyjaśniające, co się dzieje i dlaczego ta osoba jest zaproszona do udziału. Na przykład: "Twoja wiedza branżowa sprawia, że jesteś idealnym kandydatem do naszego nowego komitetu sterującego. Chciałbym was zaprosić na spotkanie z ludźmi poruszającymi się w naszej społeczności biznesowej podczas porannego lunchu i prezentacji ".
Wymień wyłączność spotkania, temat do omówienia lub pożądane wyniki dnia. Na przykład: "Zaprosiliśmy tylko kilkudziesięciu najlepszych lokalnych dyrektorów generalnych do udziału w dyskusji przy okrągłym stole. Naszym celem jest opracowanie burzliwych zaleceń biznesowych, które w przyszłym roku dostarczą prawodawcy stanowemu w odniesieniu do unikalnych potrzeb przedsiębiorców w naszym stanie. Chcemy, aby twój głos został usłyszany."
Zwróć uwagę na głośniki gościnne, posiłki lub możliwości nawiązania kontaktów, które mogą zainteresować zapracowanych profesjonalistów. Na przykład: "skontaktujemy się z lokalnymi kandydatami kandydującymi na urząd i przedstawimy okres pytań i odpowiedzi. Zapewniamy również brunch z dostawą i kawiarnia."
Uwzględnij wszystkie istotne szczegóły spotkania w wyróżnionej lub pogrubionej sekcji Twojego listu, która wyróżnia zaproszonego. Ważne informacje, takie jak data, godzina i miejsce, mogą zaginąć w treści listu. Połóż to wszystko w jednym miejscu, aby ułatwić nawigację.
Poproś RSVP o określoną datę, aby móc odpowiednio zaplanować. Przekaż zaproszonym kilka sposobów potwierdzania obecności, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, witryny firmy, wstępnie wydrukowanej karty lub połączenia telefonicznego.
Wskazówki
-
Sprawdź lokalne i lokalne kalendarze biznesowe w poszukiwaniu konfliktów, zanim zaplanujesz datę i godzinę. Nie chcesz konkurować z funkcją Izby Handlowej, imprezą w klubie Rotary lub dużą konferencją lub targowiskiem.
Wysyłaj zaproszenia z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem z przypomnieniem o dwóch tygodniach, aby dać uczestnikom czas na dodanie Cię do ich harmonogramu. Jeśli jest to ważne spotkanie lub konferencja, podczas której ludzie muszą planować podróże i zakwaterowanie, należy powiadomić o tym co najmniej sześć miesięcy, gdy tylko jest to możliwe.
