Znajomość odbiorców jest kluczem do napisania listu w celu wprowadzenia firmy lub organizacji. Twoja intencja jest kolejnym istotnym faktem w pisaniu skutecznej komunikacji biznesowej, która przekazuje czytelnikowi cel Twojej organizacji i jej strukturę. Celem listu wstępnego jest ogłaszanie przybycia twojej firmy na mapie społeczności do organizacji charytatywnej z prośbą o finansowe i rzeczowe wsparcie od darczyńców i wolontariuszy.
Zdobądź najwyższą rangę dyrektora wykonawczego swojej firmy, a także osobę znającą koncepcje marketingowe lub członka personelu odpowiedzialnego za marketing organizacji, aby stworzyć list wprowadzający. Kierownik lub założyciel Twojej firmy może dać wgląd w cel firmy i dlaczego została założona, a Twój guru marketingu może rzucić światło na to, jak odwołać się do bazy klientów firmy.
Głosuj na najlepszy format listu wstępnego. Jeśli Twoja organizacja ma silną sieć społecznościową, a także bazę klientów, która preferuje tradycyjną komunikację, przygotuj dwie wersje listu wprowadzającego. Utwórz jedną wiadomość, która jest wirusowa, i inną, która jest bardziej odpowiednia do rozpowszechniania w wersji papierowej.
Skonstruuj swój pierwszy akapit z myślą o odbiorcach. Zwróć się do filantropów z napisem: "Każdego roku Fundacja ABC pomaga tysiącom przesiedleńców zrekonstruować ich życie". Jednak przyszli właściciele firm docenią skłonność do przedsiębiorczości ze wstępu, który wyjaśnia skromne początki organizacji, takie jak: "XYZ Corporation rozpoczęła się w garażu Steve'a Wilsona jako hobby dwie dekady, zanim przeciętny Amerykanin mógł sobie pozwolić na komputer domowy". Wykorzystaj resztę swojego pierwszego akapitu, aby opisać pochodzenie lub założenie twojej organizacji.
Przygotuj drugi akapit listu wprowadzającego, aby wyjaśnić, co robi twoja firma lub organizacja - jeśli szkolisz niedostatecznie zatrudnionych lub bezrobotnych pracowników, opisz rodzaje szkoleń zawodowych, które zapewniasz. Podobnie, jeśli sprzedajesz produkty na rynkach globalnych, opisz wiele narodów, na które wpływa Twoja firma, poprzez dystrybucję swoich produktów klientom na całym świecie.
Utwórz obraz struktury organizacji w trzecim akapicie. Unikaj po prostu odwoływania się do schematu organizacyjnego - twój list wprowadzający nie powinien zawierać załączników. Opisz kierownictwo zespołu kierowniczego i sposób, w jaki każdy członek zespołu uczestniczy w opracowywaniu strategii firmy. Poinformuj swoich czytelników o funkcjach departamentów twojej firmy i o tym, jak działy się oddziałują. Potwierdź swój kapitał ludzki; wyjaśnij, w jaki sposób kwalifikacje i ekspertyzy Twoich pracowników oraz w jaki sposób przyczyniają się do sukcesu organizacji. "Pracownicy XYZ Corporation mają 75-letnie doświadczenie w dziedzinie sieci komputerowych i rozwoju oprogramowania" to przykład uznania profesjonalnej wiedzy pracowników.
Podsumuj swój list w czwartym akapicie, powtarzając cel swojego wprowadzenia. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę ze społecznością biznesową, zaproś klientów, a nawet inne firmy, by zatrzymali się przy Twoim sklepie lub odwiedzili Twoją witrynę. Aby otrzymać list motywacyjny z prośbą o darowiznę, powtórz cel organizacji, jej wcześniejsze sukcesy i proś o darowizny. Zaangażuj swoich czytelników, aby dowiedzieć się więcej o Twojej firmie i organizacji.
Przygotuj linię podpisu dla najwyższej rangi dyrektora wykonawczego lub lidera organizacji. Pod warunkiem, że jest to wykonalne, przygotuj kopie listu na indywidualne i oryginalne podpisy - dodają one ciepłego, osobistego charakteru komunikacji biznesowej.
