Zasady i procedury składania skarg umożliwiają pracownikom zapewnienie, że ich głos zostanie wysłuchany. Formalny proces poprawia morale pracowników, zwalnia bezpośrednich nadzorców z toczących się sporów i pomaga zapewnić, aby nieporozumienia lub inne problemy były rozwiązywane w sposób szybki i uporządkowany.
Funkcjonować
Zasady składania zażaleń są wykorzystywane przez wiele organizacji w celu zapewnienia niezawodnego i udokumentowanego kanału komunikacji między pracownikami a kierownictwem. Pisemne procedury pomagają zapewnić szybką, uporządkowaną i uczciwą reakcję na skargę lub skargę pracownika. Pracownicy, którzy uważają, że zostali skrzywdzeni poprzez zwolnienia, degradację, zawieszenie bez wynagrodzenia, niezgodną z prawem dyskryminację, molestowanie seksualne lub inne sporne wydarzenia, mogą przenieść sprawę na wyższy szczebel zarządzania, składając skargę.
Rodzaje
Skargi można podzielić na trzy etapy: etap nieformalny, etap formalny i proces odwoławczy. O ile to możliwe, skargi powinny być rozwiązywane nieformalnie między pracownikiem a jego bezpośrednim przełożonym. Jeśli zażalenie nie zostanie rozwiązane przez bezpośredniego przełożonego, pracownik powinien zgłosić skargę na następny szczebel kierownictwa. Jeżeli pracownik nadal nie jest zadowolony z odpowiedzi, przystępuje do złożenia formalnej skargi, w której stwierdza na piśmie swoją skargę i podstawę. Jeśli formalne zażalenie zostanie odrzucone, pracownik generalnie może przejść proces odwoławczy, a decyzja podjęta w tym momencie jest ostateczna w odniesieniu do firmy.
Obowiązki
Pracodawcy powinni dbać o to, aby wszyscy członkowie ich organizacji rozumieli zasady skarg i odwołań. Są również odpowiedzialni za okresowy przegląd polityki pod kątem zgodności ze zmianami w ustawodawstwie, kodeksach lub praktyce zatrudnienia. Kierownicy i przełożeni są odpowiedzialni za uczciwe i konsekwentne stosowanie pisemnych procedur, podczas gdy pracownicy powinni być świadomi zasad i postępować zgodnie z nimi, gdy zajdzie taka potrzeba.
Ramy czasowe
Pracownicy, którzy zdecydują się złożyć skargę, muszą postępować zgodnie z pisemnymi procedurami i generalnie robić to w terminie określonym w polityce skarg pracodawcy. Na przykład polityka może określać, że zażalenia należy składać w ciągu 15 dni od zdarzenia wyzwalającego. Niektórym kategoriom skarg, takim jak dyskryminacja lub molestowanie, można zezwolić na dłuższy okres (na przykład 30 dni kalendarzowych).
Korzyści
Zasady i procedury składania skarg są korzystne zarówno dla pracodawców, jak i ich pracowników. Pracownicy czują się wzmocnieni wiedząc, że istnieje proces, dzięki któremu ich głos może zostać usłyszany. Przełożeni lub menedżerowie odnoszą korzyści, przekazując nierozwiązane spory na wyższy szczebel zarządzania, gdzie mogą być właściwie obsługiwani. Firma czerpie korzyści, ponieważ morale pracowników zwiększa się poprzez udział w tym procesie. Ponadto wbudowane ograniczenia czasowe zachęcają do szybkiego rozwiązywania problemów, jednocześnie utrudniając pojawianie się skarg długo po fakcie.
