Rozpoczęcie projektu bez przemyślanego planu pracy jest jak rozpoczęcie podróży bez mapy. Możesz w końcu dotrzeć tam, gdzie się wybierasz, ale prawdopodobnie będziesz wydawać energię i zasoby meandrując, zamiast tworzyć bezpośrednią linię do celu. Jasny i szczegółowy plan pracy nie rozwiąże wszystkich problemów, które mogą pojawić się w trakcie projektu, ale zapewni możliwość uporządkowania myśli, oceny opcji i uprzedzenia potencjalnych problemów.
Kierunek odwzorowania
Plan pracy jest praktyczną, ograniczoną w czasie manifestacją ogólnego planu strategicznego. Zakres planu pracy jest bardziej ograniczony niż plan strategiczny typu big-picture, który określa ogólny cel i misję twojej organizacji. Jednak plan pracy zapewnia perspektywę codziennych zadań, umieszczając je w kontekście w odniesieniu do konkretnych celów organizacji w określonym przedziale czasowym. Ta jasność może zapewnić ogólne poczucie celu, zachęcając do współpracy w kierunku wspólnych celów.
Publikowanie wyników testów
Twoja użyteczność planu pracy jest kontynuowana przez cały okres, który obejmuje, zapewniając kamienie milowe do oceny postępów. Przydatny plan pracy określa serię celów krótkoterminowych, zapewniając wymierne cele oceny sukcesu. Wymierne cele mogą obejmować docelową liczbę nowych klientów lub jasno określone fazy rozwoju produktu, które należy zakończyć w określonym przedziale czasowym. Cele te zapewniają ciągłe informacje zwrotne: w większości przypadków udany projekt osiąga swoje krótkoterminowe cele, a nieudane przedsięwzięcie staje się krótkie.
Identyfikacja przeszkód
Odpowiedni i dobrze zbadany plan pracy stanowi ważne zadanie uwypuklenia potencjalnych trudności i proaktywnego oferowania rozwiązań. Proces tworzenia planu pracy daje możliwość rozwiązania tych trudnych pytań, a ciągłe odwoływanie się do tego planu może utrzymać te problemy na pierwszym planie i zmusić organizację do zajęcia się nimi, zamiast popadać w samozadowolenie. Na przykład, jeśli Twoja organizacja korzysta z przestarzałej technologii, twój plan pracy może priorytetowo zastąpić te systemy innymi, które będą bardziej przydatne w przyszłości.
Zapewnienie rozliczalności
Skuteczny plan pracy wyjaśnia konkretne zadania i wyniki, które musi osiągnąć każdy członek zespołu, torując drogę odpowiedzialności i udanej współpracy. Jasno określając poszczególne obowiązki i ich związek z większym projektem w toku, plan pracy może pomóc w osiągnięciu pomyślnej równowagi pomiędzy rolami osobistymi i kolektywnymi, ułatwiając komunikację i wspólne rozwiązywanie problemów. I odwrotnie, obowiązki nakreślone w planie pracy mogą pomóc organizacji zidentyfikować i rozwiązać jej słabe ogniwa, w szczególności te osoby, które nie spełniają benchmarków planu pracy.
