Raporty przekazania są podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez odchodzącego pracownika do informowania o nowym zatrudnieniu w przeszłości oraz o tym, co musi się stać, aby zapewnić płynne przejście pracowników. Ten typ raportu może być używany na kilka różnych sposobów. Może zawierać informacje dotyczące prostej zmiany zmiany lub stałego pracownika zastępczego. Raport powinien zawierać wszystkie istotne informacje, które osoba przejmująca powinna znać, aby upewnić się, że po opuszczeniu stanowiska nie pojawią się niepotrzebne i nieprzewidziane problemy.
Przygotowanie raportu przekazania pracownika
Zanim zaczniesz konstruować notatkę przekazania, przygotuj listę wszystkich informacji, które będą potrzebne pracownikowi przychodzącemu. Zastanów się, co robisz na co dzień, a także co robisz co tydzień, co miesiąc lub co rok. Uwzględnij informacje inne niż podstawowe obowiązki i obowiązki, takie jak ważne kontakty, protokół, łańcuch poleceń, hasła, klucze, ważne daty, programy szkoleniowe i wszelkie inne specyficzne informacje dotyczące pracy.
Pomyśl o terminach i priorytetach
Kiedy czujesz, że twoja lista jest pełna, rozpocznij łamanie listy według priorytetów, częstotliwości, rodzaju informacji i kolejności. Wymień bieżące projekty, daty lub godziny ich rozpoczęcia, sposób ich realizacji oraz przewidywaną datę i czas zakończenia. Przybywający pracownik musi wiedzieć, jakie zadania będą mu potrzebne do ustalenia priorytetów po przekazaniu.
Rozpocznij od kluczowych celów
Zacznij od napisania podsumowania celów dotyczących stanowiska - Twojego i firmy - aby Twój zastępca wiedział, gdzie powinien zacząć. To, co następuje zależy od celu raportu. Na przykład, raport przekazania zmiany zmiany biegów zaczniesz od tego, co zostało rozpoczęte na twojej zmianie i musisz go uzupełnić do następnego. Zwróć także uwagę na ukończone zadania, więc nadchodząca zmiana nie powiela tego, co zrobiłeś. W przypadku nowego, stałego pracownika napisz listę krótko- i długoterminowych projektów, nad którymi aktualnie pracujesz, a także ważne projekty, które zrealizowałeś w przeszłości. Uwzględnij wszystkie daty i terminy, które nowa osoba powinna znać.
Dodaj wskazówki i zasoby
Pomocne może być także wskazanie wskazówek, które pomogą w pomyślnym wykonaniu zadań. Na przykład możesz utworzyć szczegółowy katalog lokalizacji dokumentów i przedmiotów przeznaczonych do zastąpienia, a także wskazać informacje kontaktowe osób związanych z danym stanowiskiem. Jeśli to możliwe, uwzględnij sposoby na zwiększenie produktywności i wydajności pracy. Dzięki temu twój zamiennik będzie miał narzędzia do kontynuowania tego, co zostało rozpoczęte, bez przerwy w przepływie procesu i zwiększa prawdopodobieństwo pomyślnego wyniku.
Użyj szablonu
Aby uprościć proces sporządzania raportu o przekazywaniu pracowników, utwórz raport przy użyciu programu komputerowego. Użyj istniejącego szablonu raportu przekazania lub stwórz własny na podstawie pozycji specyficznych dla zlecenia - wpisując "szablon raportu przekazania" do wyszukiwarki, należy zwrócić wiele przykładów. Nie zapomnij również sprawdzić raportu przekazania przed opuszczeniem stanowiska, aby upewnić się, że wszystkie istotne informacje są dostępne dla nowego pracownika.
