Jak napisać plan projektu komunikacji

Gdy Twoja firma lub organizacja ma ważne informacje do komunikowania się, a twoje zwykłe kanały są niewystarczające, zaplanuj taktyczny projekt komunikacyjny dostosowany do treści i okoliczności. Ogłoszenia korzystające z niestandardowych planów zazwyczaj są znaczącymi jednorazowymi, niestandardowymi zdarzeniami, takimi jak zmiana przywództwa, plany zatrudnienia i zwolnienia, zmiana świadczeń pracowniczych i przeniesienie obiektów firmy. Często angażują odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych. Opracowanie planu projektu komunikacji taktycznej pomaga zapewnić, że zastanawiasz się nad kluczowymi pytaniami: kto musi słyszeć, kto, od kogo, w jaki sposób, kiedy i w jakim celu? Plan identyfikuje również zadania, odpowiedzialność i terminy - wygładza pracę zarządzania projektami.

Wyjaśnij i potwierdź przed planem. Wskaż "właściciela" projektu - zwykle osobę, która go przydzieli - kto doradzi i zatwierdzi twój plan. Z tym właścicielem projektu: - Potwierdź istotę treści ogłoszeniowych, pożądanych wymogów dotyczących czasu i poufności. Potwierdź, czy istnieją nietypowe wrażliwości lub okoliczności, takie jak wymagania dotyczące sprawozdawczości prawnej lub członkostwa. - Potwierdź, w jaki sposób projekt pasuje do taktyki w nadrzędnych strategiach public relations i komunikacji. - Przyjrzyj się źródłom, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje i dane wejściowe, których potrzebujesz, na przykład kierownik działu zasobów ludzkich firmy lub kierownik komisji wykonawczej. --Identyfikować wymagania dotyczące zatwierdzania i raportowania dla twojego projektu. Zgadzam się, czy będziesz zarządzać projektem w sposób nieformalny lub zorganizować zespół projektowy. --Identyfikować wymagania dotyczące zatwierdzenia dla produktów pracy wynikających z planu, na przykład przeglądu przez osoby prawne, kadry i osoby wyznaczone do spraw finansów lub przez konkretne kierownictwo. - Ustanowienie parametrów dla potrzebnych zasobów, takich jak oczekiwania budżetowe i wykorzystanie agencji zewnętrznych.

Krystalizuje cel i cele. Cel jest tym, co chcesz zrobić, zwykle zaczynając od "Aby …" Cele zwykle zaczynają się od czasowników czynności - są tym, co chcesz zrobić, kiedy, określone jako procesy lub pożądane rezultaty. W związku z tym cel, jakim jest dokonanie ogłoszenia w określonym terminie, jest celem. Celem może być "zaspokojenie potrzeb i preferencji interesariuszy w zakresie aktualnych i aktualnych informacji dotyczących (tematu) w sposób, który potwierdza wizerunek firmy i jej wartości". Przywróć ten cel z powrotem do nadrzędnej strategii public relations i komunikacji.

Profil interesariuszy i odbiorców. Planowanie strategiczne prawdopodobnie zidentyfikowało cele komunikacyjne w szerokim zakresie. Za swój projekt taktyczny, wyostrz ostrość. Interesariusze to grupy lub osoby, na które będą miały wpływ konkretne informacje, które zamierzasz przekazać, a tym samym są kluczowymi odbiorcami. Dodaj do listy innych odbiorców, w których chcesz tworzyć, zmieniać lub afirmować spostrzeżenia. Użyj tabeli lub arkusza kalkulacyjnego z poniższymi nagłówkami kolumn, aby podsumować swoją analizę: Segment Audience. Podaj każde imię i, jeśli to konieczne, przypisy do tych elementów. Podsegment grupy, jeśli potrzeby komunikacyjne będą różne w obrębie grupy. Przykład: wszyscy pracownicy, pracownicy zaangażowanego oddziału, przełożeni. Zapytaj: "Kto będzie musiał lub chciał wiedzieć o tym - i dlaczego?" Weźmy pod uwagę na przykład kluczowych klientów, właścicieli akcji, opinię publiczną, kolegów z branży, instytucje polityczne i znaczących dostawców. Zdecyduj, czy kanały informacyjne będą docelowymi segmentami, czy też będą wykorzystywane jako kanały do docierania do takich segmentów, jak ogół społeczeństwa i środowisko biznesowe. --Need / Message. Chociaż świadomość i zrozumienie są skierowane do wszystkich odbiorców, niektórzy mogą mieć specjalne potrzeby. Pracownicy mogą chcieć wiedzieć, w jaki sposób zostaną dotknięci przez zamknięcie biura, na przykład lub członków stowarzyszenia, proces, w którym ustępujący przywódca zostanie zastąpiony. Członkowie zarządu, dyrektorzy, przełożeni i menedżerowie kont są tymi, którzy potrzebują nie tylko wiadomości, ale także planu komunikacji, zwłaszcza jeśli mają odgrywać rolę. Określ kluczowe wiadomości dla każdego segmentu. --Key Communicator. Od kogo każdy segment będzie oczekiwał lub chciałby usłyszeć wasze wiadomości? Zidentyfikuj rzecznika jako "twarz" komunikacji z każdą grupą - na przykład, kto będzie cytowany w komunikacie prasowym lub poprowadzi konferencję z pracownikami. Chociaż społeczność biznesowa może oczekiwać odpowiedzi od dyrektora generalnego, pracownicy mogą preferować otrzymywanie informacji od swoich przełożonych i kluczowych klientów od menedżerów kont.

Zaplanuj sekwencję kaskadową i kanały. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się zaskoczyć, gdy dowiesz się o tym po raz pierwszy z gazety o dużych zmianach, które planuje Twoja firma, rozumiesz zasadę "żadnych niespodzianek" i znaczenie kaskadowania informacji, aby nie dopuścić do niespodzianek. Na tymczasowym stole roboczym lub arkuszu kalkulacyjnym, wylistuj segmenty docelowe w kolejności, w jakiej zostaną poinformowane, pracując wstecz od daty i godziny, kiedy twoje informacje mają być najbardziej znane (często w czasie ogólnego komunikatu prasowego). Chociaż niektóre dystrybucje mogą być jednoczesne, zastanów się, czy niektóre segmenty wymagają wcześniejszego powiadomienia o nadchodzących połączeniach. Na przykład, przełożeni mogą potrzebować czasu na przygotowanie się do pytań pracowników, a członkowie zarządu mogą przyjąć zawiadomienie o zbliżających się artykułach prasowych. W kolumnie obok każdego segmentu określ kanał (kanały), przez który będzie prowadzona komunikacja. Kanały to metody rozpowszechniania informacji, zazwyczaj obejmujące zdarzenia i treści pisane. Przykłady: - W przypadku zespołu wykonawczego, członków zarządu, kluczowych dyrektorów departamentów i przełożonych --- należy przesłać zawiadomienia pocztą e-mail. - Dla pracowników --- wcześniejsze powiadomienie e-mailowe, spotkania departamentalne, wideokonferencje, treść strony internetowej. - Dla kluczowych wyborców --- z wyprzedzeniem faksem i e-mailem, prezentacja na żywo. - Dla ogółu społeczeństwa --- rozpowszechnianie ogólnych wiadomości, konferencji prasowych, treści na stronie internetowej.

Zidentyfikuj potrzebne zabezpieczenia. Zabezpieczenia są materiałami wykorzystywanymi do realizacji planu projektu dotyczącego komunikacji --- dokumentów i audiowizualnych, takich jak zdjęcia i nagrania. Kategoryzuj je jako: - Zabezpieczenia ustanowienia, do użytku z wieloma segmentami. Przykłady: informacje prasowe, arkusz informacyjny, pytania i odpowiedzi, zdjęcia, treść witryny. - Materiały zabezpieczające, komunikaty, które trafiają do określonych grup odbiorców, odpowiadające ich potrzebom i preferencjom oraz "głos" preferowanego rzecznika. Często są to notatki z Key Communicator w segmencie załączające kopie powyższych zabezpieczeń, szczególnie wiadomości. "Chciałem poinformować, że nasza firma ogłosi dziś po południu wiadomości, że …" Zabezpieczenia te mogą obejmować także punkty rozmów, kontury treści lub AV dla kluczowych komunikatorów, takich jak członkowie zespołu wykonawczego i przełożeni. - Zabezpieczenia doradcze, notatki od osób trzecich, od których oczekuje się wzięcia udziału w projekcie, zawierające informacje o planie komunikacji i ich oczekiwanych rolach. Załącz odpowiednie kopie zabezpieczeń fundamentów i segmentów. W tabeli lub arkuszu kalkulacyjnym należy określić dla każdego zabezpieczenia: nazwę, klucz komunikatora, przypisany do, datę zakończenia projektu, wymagane zatwierdzenia, ostateczny termin płatności.

Potwierdź potrzebne wsparcie. Określ, jakie wsparcie będzie wymagało wdrożenie projektu i potwierdź jego dostępność. Jeśli nie ma stałego wsparcia, skorzystaj z tabeli lub arkusza kalkulacyjnego, aby szczegółowo opisać, w jaki sposób uzyskasz wsparcie, takie jak poniższe, identyfikujące obiekt pomocy, źródło i koszt: - Tworzenie zabezpieczeń - Kompilacja list dystrybucyjnych z danymi kontaktowymi dla segmentów docelowych - Możliwość i odpowiedzialność za masowe transmisje, takie jak wiadomości grupowe - Porozumienia dla spotkań grupowych, konferencji informacyjnych i innych powiązanych wydarzeń.

Szczegółowe wdrażanie projektu. Użyj tabeli lub arkusza kalkulacyjnego, aby kolejno wyświetlić listę i ustalić czas dla każdego działania, które planujesz wprowadzić do komunikacji. Określ, kto będzie robić co i kiedy, a także zabezpieczenia, z których będą korzystać. Rozważ następujące nagłówki kolumn: numer, datę i godzinę, działanie, zabezpieczenia do wykorzystania, osoba (osoby) odpowiedzialna i status lub uwagi. Zaplanuj włączenie szczegółów wdrażania projektu do zabezpieczeń doradczych, które przekażesz innym uczestnikom, takim jak członkowie zespołu wykonawczego, przełożeni i personel pomocniczy.

Zaplanuj kontynuację projektu. Skorzystaj z tabeli lub arkusza kalkulacyjnego, aby szczegółowo opisać takie działania następcze, jak: - Pytania o ogłoszenie w formie pisemnej od interesariuszy, takich jak pracownicy i media informacyjne - Ocena projektu, z dużym prawdopodobieństwem obejmująca sukces realizacji projektu i subiektywną ocenę reakcji odbiorców

Zrób budżet. Określ przewidywane koszty zgodnie z polityką finansową Twojej organizacji. Możesz potrzebować tylko zidentyfikować te, które nie zostały uwzględnione w istniejącym budżecie na ogólne wsparcie komunikacyjne.

Zatwierdź swój plan projektu. Podaj swoją pracę właścicielowi projektu do zatwierdzenia przed rozpoczęciem wykonywania i poproś o propozycje ulepszeń. Przedmów swój dokument propozycji krótkim streszczeniem. Postępuj zgodnie z tym schematem i włącz swoje tabele / arkusze kalkulacyjne zamiast szczegółowej narracji: - Podsumowanie zadań - Cel i cele projektu - Właściciele i odbiorcy (tabela lub arkusz kalkulacyjny) - Szczegóły wdrażania komunikatu (tabela lub arkusz kalkulacyjny) - Kontakty (tabela lub arkusz kalkulacyjny) - Plany reklamowe - Wsparcie z korzyścią - Budżet

Wskazówki

Jeśli pozwala na to poufność, skonsultuj się z interesariuszami i publicznością lub osobami, które z nimi pracują, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby i zainteresowania. Poza zwykłymi kanałami komunikacyjnymi, zaplanuj specjalne wydarzenia dla niestandardowych wiadomości, aby zaznaczyć ich "specjalność".