Raport sytuacji jest dokładnie tym, co sugeruje nazwa: raport o sytuacji zawierającej zweryfikowane, oparte na faktach informacje, które dają jasny obraz "kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak" zdarzenia lub sytuacji. Wiele organizacji korzysta z raportów sytuacji, aby przekazać przełożonym dane wejściowe i informacje niezbędne do podjęcia właściwych i właściwych decyzji. Organizacje zarządzania kryzysowego, agencje rządowe, służby zbrojne, przedsiębiorstwa, organy ścigania, humanitarne organizacje pozarządowe i dyplomaci opierają się na raportach dotyczących sytuacji.
Obserwuj sytuację tak wyraźnie, jak to możliwe. Jeśli wydarzenie było klęską żywiołową, przejrzyj obszar katastrofy i zanotuj wpływ na ziemię, infrastrukturę i populację. Raport sytuacji musi przedstawiać wszystkie istotne fakty osobom, które będą opierać swoje decyzje na tych faktach. Uważnie obserwuj. Hipotezy i opinia nie należą do raportu sytuacyjnego.
Porozmawiaj z wszystkimi osobami, od których będziesz potrzebować informacji. Każda organizacja wymagająca lub generująca raporty o sytuacji najprawdopodobniej wymieni personel, z którym należy się skontaktować i przesłuchać. Wykonuj dobre notatki podczas każdej rozmowy, ponieważ uwzględnisz te dane w raporcie.
Gromadź i zbieraj dane. Celem jest dostarczenie jak najbardziej wyczerpującego obrazu wydarzenia i wyników tego wydarzenia. Zwróć uwagę na szczegóły dotyczące każdego aspektu sytuacji: co się stało, komu, szczegóły dotyczące czasu, daty i miejsca, wpływu na infrastrukturę i reakcji społeczności lokalnej. Wiele organizacji ma standardowy format dla raportu sytuacji, który żąda określonych typów informacji. Jeśli taki format istnieje, użyj go. Dzięki temu gromadzenie danych będzie szybsze i bardziej precyzyjne.
Skomponuj raport w logicznej kolejności. Uwzględnij wszystkie istotne informacje. Używaj jasnego i zwięzłego słownictwa do opisywania wydarzeń, unikając przymiotników i przysłówków. Regularne raporty z postępów prawdopodobnie pojawią się w raporcie o sytuacji początkowej, więc trzeba tylko opisać, co się dzieje obecnie, a nie co może się wydarzyć w najbliższej przyszłości.
Uwzględnij kluczowe skróty lub sekcję podsumowującą na początku raportu, ale dopiero po zgromadzeniu wszystkich danych i uporządkowaniu ich w logiczną kolejność. Używaj faktów i liczb, unikając przypuszczeń. Sekcja podsumowań lub najważniejszych informacji musi najpierw przekazać najważniejsze informacje dla zapracowanych przełożonych.
Wskazówki
-
Pamiętaj o czytelnikach raportu i o tym, co powinni wiedzieć o tej sytuacji.
