Pisma potwierdzające pokwitowanie potwierdzają dostawę żądanych przedmiotów, takich jak wysyłka towarów lub propozycja kontraktu. List wyraźnie określa, co otrzymali i kiedy. Zauważa także, czy konieczne jest uzupełnienie. Litery mają zwykle tylko kilka akapitów i zazwyczaj są wysyłane w ciągu jednego dnia roboczego od otrzymania żądanych przedmiotów. Większość listów potwierdzających przyjęcie jest wysyłanych zwykłą pocztą, ale faksem, pocztą e-mail i potwierdzoną pocztą są również opcje. Uniwersytet Colorado State zauważa, że listy potwierdzające to profesjonalna uprzejmość, która pomaga w nawiązywaniu kontaktów biznesowych.
Przejrzyj elementy, które chcesz potwierdzić odbiór. Potwierdź, że dostawa spełniła Twoje oczekiwania.
Zaadresuj list do osoby, która oczekuje potwierdzenia odbioru. Pełne imię i nazwisko oraz tytuł osoby wraz z adresem powinny znajdować się na liście i kopercie.
Napisz list. W akapicie pierwszym potwierdź odbiór przesyłek, dziękując spedytorowi za dostarczenie żądanych towarów lub informacji. Następnie wyświetl każdy otrzymany przedmiot wraz z datą.
Poinformuj odbiorcę w drugim akapicie, że jesteś zadowolony z dostawy - jeśli tak jest - i że dostawa spełniła twoje oczekiwania.
Zakończ list bezpłatnym zamknięciem, na przykład "Dziękuję" lub "Z poważaniem", a także wydrukowaną nazwą. Podpisz i wyślij list.
