Wpływy gotówkowe mają miejsce, gdy firma otrzymuje wypłatę gotówkową ze sprzedaży produktu. Firma może otrzymywać środki pieniężne w różnych formach, w tym opłaty za karty kredytowe, kontrole osobiste, kontrole biznesowe, przelewy bankowe ACH lub przelewy bankowe oraz czeki kasjerskie lub przekazy pieniężne.
Wskazówki
-
Wpływy gotówkowe to dowolna forma gotówki otrzymywana przez firmę, np. Płatności klientów (za pomocą karty kredytowej, czeku osobistego, gotówki, czeku biznesowego, przekazu pieniężnego, przelewu bankowego lub banku ACH), wpływów ze sprzedaży aktywów niepracujących, wyniku odsetkowego, zyski kapitałowe lub dywidendy wypłacane z inwestycji lub opłat licencyjnych.
Odbieranie i zapisywanie gotówki
Gdy firma ma wpływy gotówkowe, księgowy musi udokumentować przychodzące środki pieniężne i dokonać tego przy użyciu specjalistycznego dziennika księgowego zwanego czasopismem pokwitowania pieniężnego. Ten dziennik służy do śledzenia, kiedy firma otrzymuje gotówkę, a księgowy zapisuje rachunek sprzedaży i obciąża rachunek pieniężny. Jeśli sprzedaż dokonywana jest na kredyt, na przykład gdy firma wystawia fakturę, a klient ma 30 dni na zapłacenie rachunku, ta sprzedaż zostaje zaksięgowana w oddzielnym dzienniku sprzedaży.
Wiele firm, takich jak restauracje, wykonuje dużą liczbę transakcji gotówkowych. Wiele innych narzędzi księgowych pomaga śledzić wpływy gotówkowe, takie jak dzienna karta gotówkowa, dziennik wypłat gotówki, drobny fundusz pieniężny i okresowe uzgodnienia bankowe.
W przypadku firm, które zajmują się głównie sprzedażą gotówkową, dzienna karta gotówkowa umożliwia firmie śledzenie wszystkich otrzymanych środków pieniężnych i wszystkich wypłat gotówkowych. Na koniec każdego dnia roboczego kierownictwo może liczyć faktyczną gotówkę, porównać ją z transakcjami w kasie, a następnie dokonać dziennego depozytu bankowego. Na koniec każdego dnia ważne jest, aby pogodzić wszelkie różnice między sumami i śledzić powód. Często pobierano niewielką ilość gotówki na pokrycie różnych wydatków, ale nigdzie ich nie zanotowano.
Ten podstawowy system zapewnia środki do wychwytywania wszelkich oszustw, które skutkują brakiem gotówki lub błędami powodującymi nadwyżki gotówkowe. Niedobór może również pochodzić z transakcji, za którą zapłaciłeś i której zapomniałeś nagrać, ale karta gotówkowa może pomóc ci to złapać.
Cykl kasowy
Wpływy gotówkowe odgrywają ważną rolę w cyklu zwanym cyklem gotówkowym, który reprezentuje okres pomiędzy momentem, w którym firma wypłaca środki pieniężne swoim dostawcom zasobów i otrzymuje środki pieniężne ze sprzedaży dokonanej na rzecz klientów. Firmy używają tego cyklu, aby pomóc im w ustaleniu, ile gotówki muszą przeznaczyć na finansowanie bieżącej działalności, a ta ważna koncepcja pomaga również firmom oszacować wymagania, jakie mogą mieć na finansowanie. Jest to tak zwany cykl gotówki do gotówki.
Firmy wykorzystują obliczenia do obliczenia liczby dni w cyklu gotówkowym. Obliczenia nazywa się kalkulacją gotówki na gotówkę, którą można obliczyć przy użyciu następującej formuły:
Cykl gotówkowy lub dni gotówki na gotówkę = Inwentaryzacja dni w dniu sprzedaży + dni pozostały do spłaty - zaległe dni płatności
Kalkulacja cyklu gotówkowego informuje, ile czasu zajmuje zamienie zapasów w gotówkę. Jest to bardzo wnikliwe dla firm produkcyjnych, które muszą dowiedzieć się, ile czasu zajmuje przetworzenie surowców w ekwipunek na sprzedaż, zakończenie sprzedaży i odbiór pieniędzy od klienta. Ta miara płynności, czyli jak łatwo firma może przekształcić gotowe surowce w gotówkę, może pomóc kierownictwu spotkać się z nieefektywnością procesu produkcji i sprzedaży.
Przykład Cash-to-Cash
Załóżmy, że masz firmę, która sprzedaje widżety, a zasoby magazynowe zwykle pozostają w magazynie przez około 40 dni przed sprzedażą. Powiedz też, że sprzedajesz swoim klientom na kredyt, i płacą ci w ciągu około 50 dni. Masz rachunki, które trzeba zapłacić, i zazwyczaj płacisz je w ciągu 30 dni, więc masz 30-dniową wartość zaległych zobowiązań. Twoje obliczenia wyglądałyby następująco:
Cykl gotówkowy: 40-dniowa inwentaryzacja + 50-dniowa spodziewana sprzedaż - 30-dniowe niespłacone zobowiązania = 60 dni cash-to-cash
Z tego wyniku wynikałoby, że twoja firma będzie musiała mieć wystarczającą ilość kapitału obrotowego, aby pokryć wydatki przez 60 dni, ponieważ uzyskanie gotówki z bieżących zapasów i działań sprzedażowych trwa 60 dni.
Kalkulacja ta przydaje się, zwłaszcza gdy trzeba dokonać ponownej oceny ze względu na zmiany w czasie pokwitowań gotówkowych, przy zarządzaniu napływem gotówki w sytuacji upadłości firmy lub gdy firma chce zbadać alternatywę długu, aby zmniejszyć koszt pożyczek.
Wypłata gotówkowa
Wypłaty gotówkowe, zwane wypływami środków pieniężnych, to kwoty pieniężne, które opuszczają firmę. Niektóre przykłady to zobowiązania do zapłaty, koszty operacyjne i drobne pieniądze.
Pieniądze wypływają ze spółki i są rejestrowane w dzienniku wypłat gotówkowych. Z dziennika wypłat gotówkowych transakcje są księgowane do księgi głównej, księgi zobowiązań i wszelkich innych odpowiednich ksiąg. Na przykład jako właściciel sklepu detalicznego możesz dokonywać płatności, aby kupić nowy ekwipunek, płacić rachunki w swoich zobowiązaniach i pokrywać koszty wynagrodzenia.
Producenci dokonują wypłat gotówkowych, aby zapłacić za surowce, aby stworzyć produkty i zapłacić za inne koszty produkcji. Rachunki wydatku na rachunkach środków pieniężnych otrzymują obciążenia i kredyty dla każdej transakcji, a dziennik pokazuje, w jaki sposób sumy wpływają na ogólne saldo rachunku pieniężnego firmy.
Patrząc na rekordy wypłat gotówki w czasopiśmie, kierownictwo może śledzić, ile gotówki wychodzi z firmy i z jakiego powodu. Dziennik wypłat gotówki pokazuje również numer czeku dla wszystkich wystawionych czeków, co ułatwia wyszukiwanie brakujących lub problematycznych kontroli. W pakiecie oprogramowania księgowego, takim jak QuickBooks, możesz zobaczyć dziennik wypłat gotówki zwany rejestrem czeków.
Pozbądź się oszustwa
Księgowi często wymieniają kontrole wewnętrzne, a te ważne wytyczne stanowią środki bezpieczeństwa, aby zapobiec oszustwom, jeśli chodzi o wpływy i wypłaty gotówkowe. Firmy, które nie posiadają odpowiedniej kontroli wewnętrznej, mogą znaleźć pracownika, który skorzysta z czeków firmowych, aby opłacić swoje osobiste rachunki lub dokonać przelewu na siebie.
Aby zagwarantować, że wypłaty gotówki mają odpowiednie zabezpieczenia zapobiegające oszustwom, ważne jest, aby firmy segregowały cła, tak aby ta sama osoba, która autoryzowała lub podpisała czek lub przelew bankowy, nie była w stanie wykonać innych części transakcji, takich jak utworzenie sprawdź lub zainicjuj przelew.
W przypadku mniejszych firm może to być trudne ze względu na niewielki personel i pomaga uzyskać dostęp do wyciągów bankowych zanim zrobi to jakikolwiek inny pracownik firmy, aby przejrzeć każdą transakcję i sprawdzić kopię, szukając czegoś, co wydaje się niezwykłe, a następnie skontaktować się z bankiem. Jeśli potrzebne.
Przegląd upoważnionych osób podpisujących czek jest ważnym krokiem, a osoba ta nie powinna mieć żadnego dostępu do czeków pustych ani żadnej możliwości wprowadzania transakcji do systemu księgowego firmy. Używanie pieczątki do podpisu może powodować dodatkowe problemy, ponieważ często bardzo łatwo jest ukraść stempel, a także ukraść stos pustych czeków.
Niektóre firmy mają kontrole, które wymagają dwóch podpisów, zwykle z pewnym progiem dolara, aby można było użyć mniejszych kwot czekowych z jednym podpisem. Pozwala to na pewien stopień rozdzielenia obowiązków przy wydawaniu czeków na pewną kwotę progową. Nie zapomnij o przelewach bankowych, ponieważ stały się one bardziej popularne w ostatnich latach.
Personel odpowiedzialny za tworzenie przelewów bankowych powinien być oddzielony od osoby, która wypuszcza przelewy. Jeśli personel nie pozwala na separację, możesz skonfigurować system, w którym twój bank dzwoni do innej osoby w firmie, gdy otrzyma wniosek o przelew.To połączenie nie powinno się kierować do osoby, która ma możliwość inicjowania przelewów.
Wreszcie, dokonaj comiesięcznego rozliczenia banku za pomocą osoby niebiorącej udziału w wypłatach gotówkowych. Wszelkie nietypowe transakcje lub obrazy kontrolne powinny być monitorowane i badane.
Jak obliczyć saldo gotówkowe otwarcia?
Kwity pieniężne firmy odgrywają ważną rolę w budżetowaniu przepływów pieniężnych. Być może słyszałeś oświadczenie o przepływie środków pieniężnych zwane "źródłem i oświadczeniami o użytkowaniu". Gotowe wpływy firmy są siłą napędową firmy, źródłem gotówki. Wypłaty gotówkowe firmy składają się na wykorzystanie gotówki.
Aby obliczyć saldo otwarcia dla źródeł i użyć rachunku przepływów pieniężnych, wystarczy spojrzeć na wyciąg z rachunku bankowego online lub zadzwonić do banku i wpisać kwotę pieniędzy przechowywanych w banku. Do tego otwarcia salda gotówkowego dodaj wszelkie wpływy gotówkowe i odejmij całkowite wypłaty gotówkowe wydawane przez firmę. Łącznie te trzy części są równe saldzie zamknięcia lub pozostałym kwotom. W przypadku budżetu pomocne może okazać się comiesięczne wyświetlanie tych obliczeń.
Na przykład saldo otwarcia to gotówka, którą masz w pierwszym dniu miesiąca. Saldo otwarcia na następny miesiąc jest równe saldzie zamknięcia za poprzedni miesiąc. Saldo otwarcia w danym miesiącu jest zawsze takie samo jak saldo końcowe z poprzedniego miesiąca.
W ramach tworzenia rachunku przepływów pieniężnych, zwłaszcza jeśli korzystasz z metody bezpośredniej, która obejmuje środki pieniężne z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej, możesz zapytać: "Czy gotówka otrzymywana od klientów działalności operacyjnej?" Tak, ale to nie jest takie proste. Nie wszyscy klienci płacą gotówką, więc część sprzedaży firmy ma formę należności, ponieważ sprzedaż została dokonana na kredyt. W takim przypadku należy rozpocząć od łącznej kwoty sprzedaży firmy za dany miesiąc i dostosować ją na podstawie zmiany salda należności firmy, aby uzyskać właściwy numer wpływów gotówkowych.
Jeśli kwoty należności wzrosną w danym okresie, odliczyć ten wzrost od wartości sprzedaży, aby obliczyć kwotę wpływów gotówkowych od klientów. Jeśli saldo należności uległo zmniejszeniu, dodaj tę kwotę zmniejszenia do łącznej sprzedaży, aby obliczyć całkowitą kwotę środków pieniężnych otrzymanych od klientów.
Rodzaje wpływów gotówkowych
Wpływy gotówkowe przychodzą do biznesu w wielu formach, głównie ze sprzedaży klienta. W zależności od wielkości i rodzaju działalności, wpływy te mogą mieć formę płatności kartą kredytową, gotówką, przekazem pieniężnym lub czekiem osobistym. Firma subskrypcyjna może otrzymać większość gotówkowych wpływów w formie płatności ACH banku. Przedsiębiorstwa otrzymują również środki pieniężne z działalności innej niż sprzedaż towarów lub usług, takich jak tantiemy, przychody z odsetek, dywidendy i zyski kapitałowe z inwestycji i wpływów ze sprzedaży różnych aktywów.
Przychody to pieniądze, które firma otrzymuje z normalnych, bieżących działań biznesowych. Kiedy przychodzi czas na czytanie sprawozdań finansowych i interpretację faktycznych wpływów gotówkowych w porównaniu do liczby obliczeniowej, pomaga to w określeniu niektórych terminów. Na przykład, czy przychody i zarobki są takie same? Nie, ponieważ podczas gdy przychód, zwany również sprzedażą, reprezentuje pieniądze od klientów, zarobki odzwierciedlają to, co pozostało po wykorzystaniu tego przychodu do pokrycia kosztów firmy.
Czy przychód i zysk są takie same? Zysk oznacza w zasadzie to samo, co zarobki, ponieważ reprezentuje tylko kwotę pieniędzy pozostałą po opłaceniu wszystkich rachunków z pieniędzy otrzymanych od klientów.
I wreszcie, czy dochody i dochody są takie same? Niektórzy ludzie mogą używać terminu "dochód" do reprezentowania przychodów ze sprzedaży, ale z punktu widzenia terminologii księgowej dochód jest bardziej prawdopodobny, jeśli chodzi o dochód operacyjny. Zysk operacyjny nieznacznie różni się od zysku lub zysku, ponieważ ma koszt towarów i kosztów operacyjnych usuniętych ze sprzedaży, ale w przeciwieństwie do zysków lub zysków, dochód operacyjny nie obejmuje kosztów podatkowych i innych wydatków nieoperacyjnych.
