Czasami pomysł kompilacji polityk i procedur może wydawać się przytłaczający. Jednak podstawowe zrozumienie tego dokumentu i jego celu może pomóc. Pierwszym krokiem jest poznanie definicji tych terminów i ich różnic.
Wskazówki
-
Polityka zapewnia szeroki przegląd celu firmy. Procedura pokazuje pracownikom dokładnie to, co powinni zrobić, aby osiągnąć cel.
Polityka a proces
Główną różnicą między polityką a procedurą jest to, co komunikuje się z pracownikami. Polityka daje przegląd stanowiska firmy w kwestii. Proces lub polityka daje pracownikom wskazówki, jak wdrożyć politykę.
Każda polityka w Twojej firmie powinna być zwięzła i prosta. Powinien przekazać jasny cel, który może zrozumieć nawet nowy pracownik. Tylko zasady zgodne z tymi wytycznymi pozwolą Twojej firmie działać zgodnie z planem.
Procedury następnie obsługują obowiązujące zasady. Proces powinien być jasny i obejmować prawie każdą zmianę problemu. Na przykład procedura zwrotu powinna zawierać informacje, co zrobić, jeśli klient ma paragon, nie ma dowodu zakupu lub użył przedmiotowego. Punkty i krótkie akapity ułatwiają czytanie i czytanie.
Przykład do naśladowania
Wytyczne i procedury IT są ważne w wielu firmach. Zgodnie z powszechną polityką pracownicy nie powinni mieć dostępu do mediów społecznościowych podczas pracy. Wytyczne mogą wskazywać, że firma przyjmuje pracowników do korzystania z mediów społecznościowych w czasie przerw lub gdy jest to konieczne dla ich pracy.
Procedury egzekwowania tych zasad mogą obejmować sposoby zgłaszania niewłaściwego korzystania z komputera oraz kroki, które mogą podjąć przełożeni, aby zatrzymać zachowanie. Możesz nakreślić łańcuch dowodzenia, którego raporty te powinny przestrzegać, i czego pracownicy mogą oczekiwać, jeśli nadal będą naruszać zasady.
Rodzaje wytycznych
Powinieneś stworzyć procedury i zasady dla każdej dziedziny działalności.Kiedy pracownicy mają pytania dotyczące interakcji z klientami, z sobą nawzajem, z kierownictwem lub sprzętem, powinni być w stanie zapoznać się z wytycznymi.
Wiele firm ma nadrzędne zasady postępowania pracowników, które określają zasady dotyczące sposobu, w jaki personel powinien się ubierać, działać i wykonywać w pracy. Innymi ważnymi dziedzinami, którymi należy się zająć, są: dyscyplina, równe traktowanie, molestowanie seksualne, frekwencja, wydajność pracy i bezpieczeństwo w miejscu pracy.
Nie zawsze jeden na jednego
Procedury często wspierają politykę firmy. Jednak nie zawsze istnieje stosunek jeden do jednego procesów i procedur. Na przykład możesz stworzyć zasady dyktujące, że Twój personel musi być wolny od nielegalnego używania substancji, nigdy nie powinien nękać innych pracowników i nie może pobierać pieniędzy z rejestru. Następnie możesz mieć jedną procedurę, która opisuje, jak radzić sobie z raportami o tych zachowaniach.
Po co tworzyć procedury i zasady
Każda firma z pracownikami potrzebuje polityki i procedur, aby kierować pracownikami. Wytyczne te pomagają zagwarantować, że wszyscy w firmie reagują w ten sam sposób na to samo zdarzenie. Ta spójność pozwala ci, właścicielowi firmy, czasem odejść. Możesz wykonywać inne zadania, a nawet mieć dzień wolny, gdy wiesz, że Twoi pracownicy mogą zajmować się biznesem.
Może również sprawić, że klienci powrócą i zbudują pozytywny wizerunek marki. Na przykład klienci, którzy doświadczają różnych zasad zwrotu za każdym razem, gdy przyjdą, mogą kultywować negatywne odczucia na temat Twojej marki. Jednak klienci, którzy wiedzą, czego się spodziewać, wiedzą, że mogą liczyć na Twoją firmę.
Chroń swój biznes
Kolejnym powodem do napisania jasnych wytycznych dotyczących polityki i procedur jest ochrona firmy przed czynnościami sądowymi. Znakomitym tego przykładem są wytyczne dyscyplinarne. Powinieneś opisać oczekiwania pracowników, procesy dyscyplinarne i kiedy będziesz musiał zwolnić pracowników.
Śledź proces za każdym razem, gdy pracownik narusza twoje zasady. Jeśli musisz usunąć kogoś ze swojego personelu, możesz zablokować bezprawne procesy sądowe. Dokumentowanie twojego procesu daje ci dowód, że działałeś zgodnie z prawem.
