Kontrola wewnętrzna to przeglądy, procedury lub wytyczne mające na celu ochronę i ochronę informacji biznesowych i finansowych firmy. Właściciele firm i menedżerowie są odpowiedzialni za opracowywanie i wdrażanie wewnętrznych mechanizmów kontrolnych w celu ograniczenia kosztów i minimalizacji lub uniknięcia problemów. Zapasy stanowią kosztowne i spore zasoby fizyczne dla większości firm. Kontrola wewnętrzna jest niezbędna do inwentaryzacji, ponieważ firmy rzadko mogą przetrwać, jeśli konsekwentnie tracą zapasy na kradzież, psucie się i starzenie się.
System inwentaryzacji
Systemy magazynowe to metody księgowe do zarządzania transakcjami finansowymi związanymi z pozycjami fizycznymi zapasów firmy. Dwa wspólne systemy to systemy okresowe i wieczne. Okresowe systemy inwentaryzacji aktualizują księgę księgową raz w miesiącu lub raz na kwartał. Lepszą i bardziej kontrolowaną metodą jest wieczny system inwentaryzacji, który aktualizuje zapasy po każdym zakupie, sprzedaży i korekcie. Systemy inwentaryzacji dają właścicielom i menedżerom lepsze pojęcie o koszcie zapasów i jego wpływie na bilans, który jest ważną częścią kontroli wewnętrznych.
Proces zamówienia
Kontrola wewnętrzna stwarza określone ograniczenia dla procesu zamawiania zasobów w firmie. Właściciele i menedżerowie zwykle dzielą obowiązki zamawiania zasobów reklamowych wśród wielu pracowników. To gwarantuje, że dana osoba nie zamawia inwentarza i nie kradnie go, ponieważ trafia do magazynu firmy. Ważne jest także oddzielenie zamówienia i procesu płatności, ponieważ pracownik może "zamówić" inwentarz od fałszywej firmy i wysłać płatność do wynajętej przez pracownika skrzynki pocztowej.
Przechowywanie
Przechowywanie jest fizyczną procedurą kontroli zapasów. Firmy muszą znaleźć bezpieczne magazyny i dystrybutorów, aby zasoby nie zostały skradzione lub uszkodzone. Odpowiednie magazynowanie gwarantuje również, że firma ma wystarczająco dużo miejsca, aby odpowiednio odbierać i przechowywać produkty magazynowe. Firmy muszą mieć wystarczająco dużo miejsca do prowadzenia wózków widłowych, przenoszenia palet i umożliwienia pracownikom bezpiecznego przechodzenia przez magazyn bez niszczenia zapasów.
Fizyczne liczby
Fizyczne liczenie uzgadnia księgę rachunkową firmy z faktyczną ilością zapasów pod ręką. Firmy zwykle używają liczby cykli lub rocznej inwentaryzacji dla tego procesu. Liczby cykli są liczone w toku, w którym firmy wymagają od pracowników liczenia określonej liczby przedmiotów w każdym tygodniu. Elementy o wysokiej wartości lub popularne mogą być stałą cechą liczenia cykli, aby zapewnić, że elementy te nie są zawarte. Roczne fizyczne liczenie ma miejsce raz w roku, gdy firma liczy jednorazowo cały zapas, a nie cotygodniowy proces liczenia.
