Pracodawcy używają formularza IRS pracownika I-4, aby określić kwotę federalnego podatku dochodowego do zatrzymania z jego wynagrodzenia. Ten formularz zapewnia pracodawcy stan cywilny i liczbę osób na utrzymaniu, o które zabiega pracownik. Pracodawca może także zatrzymać dodatkową kwotę w dolarach, określoną przez pracownika. Ta istotna forma jest zwykle zawarta w dokumentacji wypełnianej przez nowo zatrudnionych pracowników.
Wymagania
Pracodawcy muszą mieć wypełniony formularz W-4 dla każdego pracownika. Formularz ten powinien zostać wypełniony, zanim pracownik rozpocznie pracę i zacznie obowiązywać przez pierwszy okres rozliczeniowy pracownika. Formularze są również dostępne w języku hiszpańskim. Pracodawca może otrzymywać formularze W-4 drogą elektroniczną.
Wygaśnięcie
Formularze W-4 nie wygasają; pozostają w mocy do czasu, gdy pracownik wykona kolejny W-4. Pracownicy, którzy nie są zobowiązani do potrącenia podatków, muszą uzupełnić nowy W-4 do 16 lutego każdego roku. Jeśli pracownik nie przesyła ponownie W-4, który kontynuuje swój status zwolnienia, pracodawca powinien potrącać podatek dochodowy tak, jakby był osobą samotną bez osób na utrzymaniu.
Przegląd IRS
IRS może poprosić o sprawdzenie formularzy W-4 pracodawcy. Jeśli IRS prześle przedstawiciela do biura pracodawcy, obejrzy oryginalne formularze W-4 dla niektórych lub wszystkich pracowników firmy. Alternatywnie, IRS może poprosić pracodawcę o przesłanie papierowych lub elektronicznych kopii formularzy W-4 dla wybranych pracowników lub całej załogi. Po dokonaniu przeglądu IRS może poinformować pracodawcę, że pracownik nie jest uprawniony do potrącenia u źródła, o które się ubiegał. Zawiadomienie przesłane przez IRS poinformuje pracodawcę o prawidłowym odprowadzaniu podatku dla tego pracownika oraz o terminie, w którym pracodawca powinien przejść na to wstrzymanie.
Zastępuj formularze
Pracodawca może użyć formy własnego wzoru jako substytutu, o ile zawiera on dokładny język, jak formularz IRS W-4. Formularz zastępczy jest wymagany do spełnienia wszystkich wymagań IRS. Formularze W-4 zaprojektowane przez pracownika nie są ważne.
Formularze W-4 można pobrać ze strony internetowej IRS lub zamówić telefonicznie: (800) 829-3676. Formularze można również kupować hurtowo w sklepach z artykułami biurowymi.
