Nawet w dzisiejszych czasach technologii natychmiastowej komunikacji formalne listy biznesowe są nadal powszechnie pisane. Istnieje wiele powodów, dla których osoba lub firma może zdecydować się na napisanie listu zamiast wysłać e-mail lub faks. Wysyłając list firmowy, trzy główne części - początek, środek i koniec - muszą być odpowiednio napisane.
Początek
Początek litery zawiera informacje niezwiązane bezpośrednio z listem. Data pojawia się u góry. Adresy nadawcy i odbiorcy są następnie wpisywane; Jeśli jednak adres nadawcy pojawi się w nagłówku lub stopce litery, nie trzeba go wpisywać. Następuje linia odniesienia - rozumiana jako "RE:" - która jest częścią początkowej sekcji litery, która odnosi się do wiadomości listu. Podsumowuje komunikat w jednym do ośmiu słów. Następnie musi być powitanie lub pozdrowienie, do którego skierowany jest list. Zwykle jest to format "Dear Sir:" lub "Do którego może to niepokoić:" z dwukropkiem po pozdrowieniu; Osobiste listy używają przecinka po pozdrowieniu, ale listy biznesowe zawsze używają dwukropka.
Środkowy
Środek litery jest bardziej znany jako treść litery. Zawiera podstawową wiadomość. Pierwsze zdanie powinno wprowadzić omawiany temat. Szczegóły i punkty uwagi są dostępne dalej. Wreszcie, jest wniosek. Treść listu powinna być treściwista i zwięzła. Przedmiotów osobistych lub problemów między nadawcą a odbiorcą nie należy umieszczać w ramach pisma biznesowego.
Koniec
Jest kilka podstawowych elementów listu, które stanowią jego zakończenie. Pożądane jest powitanie końcowe, takie jak "Z poważaniem" lub "Pozdrawiam". Poniżej drukujesz nazwę nadawcy. Umieść tytuł nadawcy w tym samym wierszu, co nazwa lub bezpośrednio pod nim. Pozostaw około dwóch cali odstępu między końcowym powitaniem a nazwiskiem nadawcy; ta przestrzeń służy do podpisu nadawcy. Jeśli nadawca miał kogoś w rodzaju i przygotował list, osoba ta może zostać potwierdzona pod nazwą i tytułem nadawcy. Jest na to kilka sposobów. Najczęstszym sposobem jest wpisanie inicjałów nadawcy wielkimi literami, wpisanie ukośnika (/) i wpisanie inicjałów przygotowującego (np. ABC / def). Obudowy należy zanotować na końcu litery. Wpisz słowo "Enclosure (3)", gdzie 3 oznacza liczbę załączników zawartych w przesyłce.
Mailing the Letter
Litera jest starannie złożona, aby idealnie pasowała do koperty wielkości firmy. Obudowy nie są zszyte do litery. Litery firmowe mają wpisane nazwisko odbiorcy na kopercie, a nie odręcznie. Wiele firm ma wstępnie wydrukowane koperty zaprojektowane z logo firmy i adresem. Są to najbardziej profesjonalnie wyglądający. Mniejsze firmy mogą używać przyklejonych wcześniej etykiet adresowych. Są one dopuszczalne, podobnie jak typowe adresy zwrotne. Pismo ręczne nie jest uważane za profesjonalne i należy go unikać.
