Notatki są często wysyłane do wielu osób naraz i nie powinny być spersonalizowane tak, jak list biznesowy. Notatka biznesowa jest napisana, aby udzielać instrukcji lub informować odbiorców. Tymi odbiorcami mogą być członkowie organizacji lub osoby trzecie, na przykład klient. Pisząc notatkę klienta, jeszcze ważniejsze jest zachowanie profesjonalizmu przez całą notatkę i podawanie wielu informacji. Dodatkowe materiały, takie jak informacje o Twojej firmie, mogą być dołączone do notatki klienta.
Utwórz nagłówek dla notatki klienta. Kategorie nagłówków to: Do, Od, Data i Temat. Sekcja Do powinna obejmować wszystkich klientów, do których wysyłasz notatkę. Twoje imię pojawi się w sekcji Od. Data wysłania notatki powinna być napisana po "Data", a temat notatki powinien jasno wyjaśniać cel, taki jak "Dodatkowe informacje potrzebne do projektu strony internetowej".
Napisz pierwszy akapit z myślą o kliencie. W pierwszym akapicie powinno znajdować się kilka zdań, które krótko wyjaśnią cel tej notatki. Korzystając z przykładu projektu witryny internetowej, objaśnisz projekt, nad którym pracujesz dla klienta, dlaczego potrzebujesz dodatkowych informacji i jakie są te informacje. To jest podsumowanie, więc nie ma jeszcze żadnych szczegółów.
Napisz treść notatki, która zwykle ma kilka akapitów. Tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące referencji klienta. Na przykład możesz porozmawiać o tym, z jakim aspektem projektu strony internetowej masz problemy i jakich konkretnych informacji potrzebujesz od klienta.
Uwzględnij kroki, które klient ma wykonać, jeśli ma to zastosowanie, w akapicie zamykającym. Noty informacyjne, takie jak aktualizacja klienta w nowej polityce firmy, nie będą potrzebne w tej sekcji. W przykładowym projekcie strony internetowej musisz jednak wyjaśnić klientowi, w jaki sposób wolisz otrzymywać dodatkowe informacje. Jeśli klient nie wymaga żadnych działań, możesz podać swoje dane kontaktowe w przypadku pytań. Nie zapomnij podziękować mu za poświęcony czas.
