Tworzenie powtarzalnych procesów biznesowych jest ważną częścią budowania i prowadzenia efektywnej organizacji. Dobrze zaprojektowane i udokumentowane procesy biznesowe mają kluczowe znaczenie dla powodzenia działalności biznesowej, niezależnie od tego, czy firma jest małą dwu-, czy trzyosobową firmą lub dużą korporacją zatrudniającą setki tysięcy pracowników. Firmy, które nie potrzebują czasu i nie chcą tworzyć powtarzalnych procesów, ryzykują problemy z jakością i konsekwencją.
Definicja
Przepływ procesów biznesowych to sposób wizualizowania i dokumentowania kroków w procesie biznesowym. Schematy przepływów dokumentów wejściowych lub wniosków o informacje, produkty lub wszelkie inne dokumenty; kroki proceduralne w celu spełnienia tego żądania; i wyjście lub dostarczalne, które jest generowane przez dane wejściowe.
składniki
Podstawowymi składnikami przepływu procesów biznesowych są dane wejściowe i wyjściowe, które są zwykle oznaczone owalami. Niektóre metodologie używają okręgów do oznaczenia wejścia lub wyjścia. Każda z tych decyzji jest oznaczona za pomocą pudełek z brylantami. Kroki czynności, które można wykonać, są oznaczone na schemacie blokowym jako prostokąty. Niektóre przepływy wykorzystują groty strzałek do wizualnego wskazywania kierunku przepływu procedury. W niektórych przypadkach zmodyfikowane pola są używane do oznaczenia rzeczy takich jak krok proceduralny, który wymaga wykonania procesu podrzędnego. Podprocesy są dokumentowane osobnymi przepływami procesów biznesowych.
Przybory
Narzędzia używane do tworzenia przepływów procesowych obejmują zakres od rozszerzeń wykresów przepływu w procesorach tekstu po dedykowane oprogramowanie do tworzenia wykresów przepływu, takie jak Visio lub Calligra Flow. W najlepszym przypadku oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa często ma dedykowane moduły do tworzenia wykresów przepływu powiązane z innymi modułami planowania zasobów, aby zapewnić zaspokojenie potrzeb związanych z kanbanem lub dostawą Just In Time.
Metodologie
Metodologie przepływu procesów biznesowych zapewniają spójność procesów biznesowych dla konkretnej organizacji. Większość metodologii wynika z wyboru konkretnego systemu ERP lub systemu wykresów przepływu. Często organizacja definiuje metodologie, które wspierają jej unikalne praktyki biznesowe, takie jak uwzględnienie struktur danych w przepływie procesu.
Personel
Tworzenie przepływów procesowych jest wyspecjalizowaną dziedziną. W dobrze wdrożonym procesie biznesowym specjaliści ds. Rozwoju, dokumentacji i projektów inżynierskich - często autorzy technicznych - piszą i opracowują dokładne i użyteczne przepływy procesów biznesowych, konsultując się z ekspertami i przeprowadzając z nimi wywiady. Osoby ściśle zaangażowane w proces biznesowy często mają problemy z oddaleniem się od swojej części procesu i oglądaniem całego procesu biznesowego z punktu widzenia organizacji. Wnosząc specjalistów w dokumentowaniu procesów biznesowych, organizacja zapewnia tworzenie przepływów procesów biznesowych, które przyniosą korzyści organizacji jako całości, a nie są ukierunkowane na konkretną część organizacji.
