Firmy różnej wielkości wymagają w pewnym stopniu korzystania z rachunkowości. Aby zrozumieć, w jaki sposób działa rachunkowość, należy zbadać kilka podstawowych praktyk i procedur. Księgowość jest obsługiwana w stosunkowo ten sam sposób, niezależnie od wielkości firmy lub branży, w której działa firma. Rachunkowość opiera się na czymś, co nazywa się księgą główną i każda firma ma taką księgę.
Księga Główna
Każda firma ma księgę główną, wykaz swoich kont i sald każdego z nich. Plan kont to lista wszystkich różnych kont, które posiada firma. Istnieje pięć rodzajów rachunków: aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody i koszty. W każdej z tych pięciu kategorii istnieje wiele kont. Księga główna śledzi każde konto osobno przez transakcje, które mają miejsce w firmie. Za każdym razem, gdy transakcja ma miejsce, zapis księgowy jest księgowany w księdze głównej. Księga główna służy jako punkt odniesienia, gdy potrzebne są informacje dotyczące transakcji.
Sprawozdania finansowe
Inną podstawową procedurą księgową jest generowanie sprawozdań finansowych. Sprawozdania finansowe dla działalności gospodarczej są zwykle sporządzane na koniec każdego miesiąca i zawsze są sporządzane na koniec każdego roku podatkowego. Trzy powszechnie stosowane sprawozdania finansowe to rachunek zysków i strat, bilans oraz zestawienie kapitału własnego właściciela. Wiele firm produkuje również deklarację przepływu gotówki. Rachunek zysków i strat pokazuje przychody i wydatki spółki oraz pokazuje zysk netto z określonego okresu. Bilans stanowi migawkę aktywów, zobowiązań i kapitału własnego spółki za konkretny dzień. Rachunek kapitałowy pokazuje salda i zmiany kwot kapitału własnego każdego właściciela. Zestawienie przepływów pieniężnych wskazuje, jak dobry jest przepływ środków pieniężnych w firmie.
Zamykanie książek
Standardową procedurą dla firm jest zamykanie ich książek. Odbywa się to pod koniec każdego roku podatkowego i po zarejestrowaniu i zaksięgowaniu wszystkich transakcji, w tym wpisów korygujących. Zamykanie książek wymaga posiadania rachunków zamknięcia z tymczasowymi saldami. Rachunki z tymczasowymi saldami obejmują konta wydatków i przychodów. Konta tymczasowe to po prostu konta używane do śledzenia kwot przez pewien okres. Po upływie tego okresu rachunki powracają do salda zerowego i są ponownie wykorzystywane w następnym roku.
