Centralne zarządzanie gotówką odnosi się do praktyki zajmowania się wszystkimi transakcjami finansowymi z jednej lokalizacji, zamiast pozostawiać transakcji finansowych w rękach poszczególnych lokalizacji. Na przykład Twoja firma może zdecydować się na prowadzenie wszystkich transakcji finansowych z głównego biura w Seattle, zamiast pozwalać biurom satelitarnym w całym kraju na indywidualne zarządzanie finansami. O ile centralne zarządzanie gotówką zapewnia pewne korzyści, takie jak ulepszony nadzór finansowy, stwarza również wady.
Software Incompatibility During Expansions
Chociaż firmy programistyczne podjęły kroki w celu poprawy komplikacji, które pojawiają się, gdy różne programy próbują ze sobą rozmawiać, problemy z interoperacyjnością nadal nękają przedsiębiorstwa. Ta kwestia często okazuje się szczególnie problematyczna w przypadku fuzji. Jeśli Twoja firma przejmuje inną firmę, która prowadzi inne oprogramowanie księgowe lub księgowe, wdrożenie scentralizowanego zarządzania gotówką w firmie często oznacza całkowity przegląd finansowej infrastruktury informatycznej drugiej firmy. Takie remonty wymagają czasu, pracy i kosztów.
Zwiększony wpływ zakłóceń oprogramowania
Zakładając, że nic nie pójdzie nie tak z twoim systemem zarządzania gotówką, pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie jak w zegarku. Niewiele systemów komputerowych i pakietów oprogramowania pozostaje bezproblemowe w całym okresie ich użytkowania. Aktualizacje oprogramowania, a nawet wadliwe oprogramowanie układowe mogą powodować awarie programów, jeść dane i zamrażać systemy. Ponadto błąd użytkownika w zarządzaniu lub manipulowaniu oprogramowaniem do zarządzania gotówką lub nawet danymi może opóźnić płatności dla każdego pracownika i wszystkich dostawców. Rozproszone i papierowe zarządzanie gotówką również boryka się z problemami z błędami użytkowników, ale ogranicza problem do mniejszej grupy lub pojedynczego obiektu, a nie do całej organizacji.
Korekty dla wielu stref czasowych
Centralne zarządzanie gotówką stwarza potencjalne problemy z synchronizacją, jeśli Twoja firma działa w wielu strefach czasowych lub na arenie międzynarodowej. Zakładając, że Twoja firma opłaca wszystkich pracowników w tym samym dniu, twój system musi uwzględniać, kiedy banki przestają przetwarzać transakcje we wszystkich odpowiednich strefach czasowych i uwzględniają terminy płatności dla pracowników pracujących w międzynarodowej linii daty. Zamiast wysyłać jednorazową masę, jak gdyby wszyscy pracownicy mieszkali lokalnie, Twoja firma musi zarządzać wieloma masowymi płatnościami w ciągu kilku godzin.
Inne uwagi
Wiele małych firm domyślnie korzysta z centralnego zarządzania gotówką, ponieważ firma ma tylko jedną lokalizację. Jeśli zdecydujesz się rozwinąć, ale nie wdrożysz centralnego zarządzania gotówką w danym momencie, możesz ustawić firmę na przyszłość, instalując identyczne oprogramowanie we wszystkich swoich lokalizacjach. Eliminuje to problem interoperacyjności przed jego uruchomieniem i oznacza, że możesz dowolnie importować dane z dowolnej lokalizacji firmy. Utrzymanie rozproszonego systemu zarządzania gotówką komplikuje pracę twoich urzędników finansowych, ponieważ muszą oni zbierać i oceniać informacje finansowe ze wszystkich źródeł w celu określenia kondycji finansowej twojej firmy.
