Firmy zarządzają swoimi finansami, korzystając z jednego z dwóch systemów księgowych: rachunkowości memoriałowej lub kasowej. Podstawowa różnica polega na tym, że "księgujesz" swoje dochody i wydatki - czyli kiedy Twoja firma raportuje bilans i podatki, że otrzymała pieniądze lub wydała pieniądze. Każdy system ma swoje mocne i słabe strony.
Rachunkowość gotówkowa
Księgowość kasowa lub kasowa to najprostsza metoda księgowa. Jest podobny do sposobu, w jaki typowe gospodarstwo domowe zarządza książeczką czekową. W rachunkowości gotówkowej księgujesz przychód tylko wtedy, gdy faktycznie otrzymujesz pieniądze, niezależnie od tego, kiedy dostarczyłeś towary i usługi, które przyniosły dochód. Podobnie, rezerwujesz swoje wydatki, gdy faktycznie płacisz za towary i usługi, niezależnie od tego, kiedy zamówiłeś lub otrzymałeś to, za co płacisz.
Rachunkowość memoriałowa
W rachunkowości memoriałowej lub memoriałowej księgujesz przychód zaraz po zawarciu umowy, która przyniesie ci dochód, niezależnie od tego, kiedy spodziewasz się pieniędzy. A ty dokonujesz rezerwacji, gdy tylko przyjmiesz obowiązek zapłaty za coś, niezależnie od tego, kiedy faktycznie je otrzymasz.
W działaniu
Powiedzmy, że jesteś właścicielem restauracji i potrzebujesz 100 funtów pomidorów. Wzywasz swojego dostawcę produktów i składasz zamówienie na 100 funtów za 1 funt za funt. Jeśli korzystasz z metody rachunkowości memoriałowej, dokonasz rezerwacji na kwotę 100 USD zaraz po zaciągnięciu zobowiązania - w dniu zamówienia pomidorów lub dnia dostawy, w zależności od uzgodnień z dostawcą. Jeśli masz gotówkę, nie rezerwujesz tego kosztu, dopóki nie pojawi się rachunek i nie zapłacisz 100 $.
Jeśli chodzi o dochód, powiedz, że ktoś dzwoni i chce zarezerwować salę bankietową w restauracji na następny piątek, co kosztuje 500 USD. Zgodnie z zasadą memoriału rezerwowałbyś 500 $ jako przychód natychmiast. Na zasadzie gotówkowej musisz poczekać, aż klient faktycznie zgłosi pieniądze za rezerwację.
Plusy i minusy
Rachunkowość memoriałowa zapewnia lepsze wyczucie tempa działalności - jaką stronę internetową z poradami prawniczymi i biznesowymi Nolo nazywa "przypływem i napływem dochodu z działalności i długów". Jeśli prowadzisz stabilną działalność, lub Twoja firma się rozwija lub kurczy, to pojawi się w tempie Twoich zarezerwowanych przychodów i wydatków. Księgowanie przyrostowe może jednak ukryć problemy z płynnością finansową, ponieważ w bilansie pojawią się dochody, które jeszcze nie dotarły. Dzięki kasie zawsze wiesz, ile masz pieniędzy w danym momencie. Może to jednak spowodować zniekształcony obraz stanu Twojej firmy, ponieważ "udany" miesiąc niekoniecznie jest taki, w którym wykonujesz dużo pracy generującej dochód, ale raczej taką, w której otrzymujesz wynagrodzenie za wykonaną już pracę. Rachunek kasowy może również ukrywać niespłacone długi.
