Wewnętrzne mechanizmy kontrolne są stosowane w celu zapobiegania kradzieży i uszkadzaniu cennych aktywów firmy. Rzeczowe aktywa trwałe, takie jak nieruchomości, produktywne wyposażenie, zapasy i gotówka, mogą być wyzwaniem, aby zachować bezpieczeństwo przez cały czas, ale zapoznanie się z wewnętrznymi mechanizmami kontroli w celu zarządzania dobrami materialnymi może pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa nieruchomości.
Kontrolowany dostęp
Kontroluj dostęp do kluczowych obszarów Twojej działalności, takich jak magazyny magazynowe, kasy gotówkowe i pomieszczenia wyposażenia, z blokadami lub punktami kontroli bezpieczeństwa. Dostępne są systemy elektroniczne, które pozwalają ograniczyć dostęp do wrażliwych obszarów do wyznaczonego personelu bez użycia tradycyjnych kluczy. Systemy te mają możliwość prowadzenia dziennika, z którego pracownicy uzyskali dostęp do określonych obszarów w określonych godzinach.
Problemy z delegowaniem
Tylko deleguj działania obejmujące otwarty dostęp do zasobów, gotówki i innych cennych przedmiotów do najbardziej zaufanych pracowników. Według Montana.edu, menedżerowie nie powinni zezwalać nikomu na podpisywanie nazwiska menedżera podczas kontaktowania się z dostawcami, dystrybutorami lub klientami i nie powinni zezwalać pracownikom na wyłączną kontrolę lub ekspozycję na dostawy lub czynności związane z obsługą gotówki.
Problemy z bezpieczeństwem
Zdyscyplinowana dbałość o szczegóły ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa twoich aktywów materialnych. Dokładnie zamknij, zamknij bramę i zabezpieczyć lokal po każdym dniu pracy, a także wykorzystaj nadzór kamer, aby nagrać intruza lub podejrzaną działalność. Dokonuj depozytów bankowych często i utrzymuj tylko tyle gotówki, ile potrzeba.
Dostęp do tras
Nagraj dostęp do obszarów wrażliwych, gdy tylko jest to możliwe. Według siterooms.com zapisy dostępu są kluczem do skutecznej kontroli wewnętrznej. Zachowaj elektroniczną rejestrację dostępu do obszarów o ograniczonym dostępie. Wymagaj od kasjerów, aby logowali się do kas rejestrujących z unikalnym identyfikatorem i nie zezwalają na współdzielenie kasy. Wymagaj od pracowników, aby zaznaczyli swoje inicjały na kwitach bankowych, formularzach dostaw, taśmach kasowych i innych dokumentach kontrolnych.
Audyty fizyczne
Wykonuj regularne i losowe kontrole swoich zasobów, sprzętu i kont bankowych, aby wcześnie wykryć podejrzane działania. Rozważ wykorzystanie niezależnej firmy audytorskiej w celu zapewnienia wiarygodności wyników kontroli.
Nie zezwalaj pracownikom na kontrolę własnych obszarów odpowiedzialności. Na przykład nie zezwalaj pracownikowi odpowiedzialnemu za odbieranie dostaw na audyt zasobów surowcowych i nie zezwalaj pracownikowi, który wykonuje depozyty bankowe, na kontrolę wyciągów bankowych i zapisów kasowych.
Przezroczystość
Wymienione powyżej pojęcia i techniki mogą pomóc w zapobieganiu stratom i zapobieganiu awariom, ale sprawienie, że zasady kontroli wewnętrznej będą całkowicie przejrzyste dla pracowników, klientów i partnerów biznesowych, może służyć przede wszystkim zapobieganiu zdarzeniom. Na przykład powiedz swoim pracownikom, że dostęp do obszarów zastrzeżonych jest rejestrowany; poinformuj klientów, że Twoje pomieszczenia są monitorowane przez nadzór wideo; i niech twoi dostawcy znają twoje wewnętrzne zasady audytu.
