Kontrola wewnętrzna zapewnia system kontroli i sald, które działają w celu zapobiegania celowym lub niezamierzonym błędom przy wprowadzaniu danych, oszustwom i kradzieży. Silny system kontroli wewnętrznej musi zapewniać, że żaden pojedynczy pracownik lub grupa pracowników nie utrzymuje zbyt dużej kontroli ani wpływu na przepływy pieniężne, dane finansowe, zapasy i inne aktywa biznesowe. Podział obowiązków tak często, jak to tylko możliwe, jest jednym z najlepszych sposobów ochrony firmy.
Oddzielne, niezgodne obowiązki
Całkowite rozdzielenie obowiązków oddziela niekompatybilne funkcje - zadania lub czynności, które umożliwiają jednemu lub kilku pracownikom popełnianie i ukrywanie błędów, oszustw i kradzieży. Instytut Audytorów Wewnętrznych identyfikuje przechowywanie aktywów, upoważnień i zatwierdzeń oraz rejestrowanie i raportowanie jako trzy kluczowe kategorie niekompatybilnych ceł. Zgodnie z IIA obowiązki związane z przepływem pracy powinny uniemożliwiać każdej osobie posiadanie zarówno dostępu, jak i odpowiedzialności za księgowanie aktywów finansowych i fizycznych.
Zapobiegaj kradzieży i oszustwom
Płace i zakupy to dwa obszary wymagające podziału obowiązków. W dziale płac unikaj pracowników duchów - osób zarejestrowanych w systemie płac, ale nie pracujących dla Ciebie - upewniając się, że osoba odpowiedzialna za zbieranie i utrzymywanie danych osobowych i finansowych pracowników nie przetwarza również listy płac. Zabezpiecz przed nieautoryzowanymi zakupami lub faworyzowaniem dostawców, oddzielając obowiązki związane z wprowadzaniem zamówień i autoryzacjami.
Zredukuj błędy
Podział obowiązków może pomóc zmniejszyć niezamierzone błędy, które wpływają na wyniki finansowe. Mianowanie lidera zespołu lub przełożonego w celu przeglądu i porównywania transakcji z dokumentacją pomocniczą, na przykład porównywanie kart czasu pracownika z raportem płac, jest typowym przykładem. Podobnie jak obowiązki w zakresie wprowadzania zamówień i autoryzacji chronią przed kradzieżą i oszustwami, oddzielenie tych obowiązków - i wymaganie od osoby odpowiedzialnej za autoryzację podwójnego sprawdzania sum - również może zmniejszyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych.
Uwagi dotyczące małych firm
Małe firmy, które zatrudniają tylko kilku pracowników lub mają ograniczony budżet, nie zawsze mogą osiągnąć pełną segregację. W takim przypadku kontrole ograniczające są niezbędne. Mimo że kontrole rekompensujące są raczej "detektywistyczne" niż profilaktyczne, mogą nadal zapewniać wystarczającą pewność, że departament spełnia cele ograniczania ryzyka. Na przykład sprawdzanie codziennych i cotygodniowych raportów, regularne rotowanie obowiązków, przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli transakcji finansowych lub ogłaszana inwentaryzacja fizycznych zapasów oraz planowanie dwuletnich audytów wewnętrznych to dobra kontrola detektywów.
