Faktura to dokument, który dostawca wysyła do kupującego wraz z wysyłką towarów. Określa pozycje zawarte w dostawie i kwotę należną za nie. Oświadczenie to aktualne sprawozdanie na temat tego, co klient wciąż jest winien dostawcy na rachunek.
Różne różnice
Podstawowym celem faktury jest zapytanie kupującego o płatność. Faktura informuje również kupującego o kosztach każdego przedmiotu zawartego w zamówieniu. Jest to komunikat sprzedawcy, dlaczego kupujący ma konkretną kwotę. Podstawowym celem oświadczenia jest zmuszenie kupującego do dokonania płatności na konto. O ile zestawienie zawiera najnowsze obciążenia, powiadamia również kupującego o kwotach, które wciąż należne były od poprzednich zakupów.
Elementy faktury
Typowa faktura zawiera szereg elementów związanych z konkretnym zamówieniem. W górnej części faktury znajduje się nagłówek z tytułem faktury, dane kontaktowe dostawcy oraz nazwa i numer klienta. Posiada również numer faktury do celów śledzenia. Data zakupu, nazwa produktu, numer produktu, ilość zamówień i koszt jednostkowy są wyszczególnione dla każdego zamówionego towaru. Podsuma suma wszystkich zakupionych produktów, kwota podatku od sprzedaży i ostateczna suma są zwykle wyświetlane na dole faktury. Zawiera również informacje o warunkach płatności i adresie płatności.
Elementy oświadczenia
Oświadczenie nie jest zwykle tak skomplikowane ani szczegółowe jak faktura. Pokazuje datę każdej transakcji zarejestrowanej w okresie rozliczeniowym. Niektóre firmy zawierają tylko niezapłacone kwoty na wyciągach, podczas gdy inne pokazują wszystkie transakcje w danym okresie. Numer faktury i suma faktur z każdej faktury są wyszczególnione na wyciągu. Ta informacja pozwala klientowi dopasować płatne i nieopłacone faktury na wyciągu do faktur i pokwitowań. Oświadczenie zawiera również warunki płatności i informacje o przekazach pieniężnych.
Daty i płatności
Faktura zwykle obejmuje datę przetworzenia lub wysyłki zamówienia, a także datę płatności. Oświadczenie ma "datę wyciągu", czyli dzień, w którym wyciąg został sfinalizowany i wysłany do kupującego. Najlepiej jest, aby kupujący rutynowo płacili salda należne, gdy przychodzi faktura, zamiast czekać na wyciągi, radzi księgowy Harold Averkamp. Oświadczenia wydawane są czasem przed przetworzeniem płatności. W ten sposób, konsekwentnie płacąc faktury, unikasz nieporozumień co do tego, czy saldo zostało zapłacone, gdy nadejdzie oświadczenie.
