Kluby i stowarzyszenia motocyklowe nie tylko dają możliwość zebrania się społecznie, ale także dają możliwość zebrania pieniędzy na wszelkiego rodzaju organizacje charytatywne. Członkowie klubów motocyklowych są często zawodnikami rekreacyjnymi, którzy chcą przyczynić się do potrzebujących. Niezależnie od tego, czy kluby biorą udział w corocznych imprezach na temat zbierania funduszy, czy jeżdżą jednorazowo w celu wsparcia specjalnej sprawy, wielu zawodników poświęca swój czas i pieniądze. Jednak istnieje kilka podstawowych kroków, które należy wykonać, aby zorganizować udany zbiór funduszy.
Wyznacz trasę, najlepiej na tylnych drogach o mniejszym natężeniu ruchu. Wiele tras charytatywnych przemierza malowniczą trasę przez wieś. W zależności od ram czasowych biegu, jednodniowe wydarzenie charytatywne może obejmować dystans 50 do 100 mil w obie strony. Nie ma potrzeby, aby zawodnicy zbyt mocno naciskać, ponieważ nie jest to konkurencja. Typowy przejazd rozpoczyna się zwykle o godzinie 11:00, a kończy o godzinie 18:00. Krótsze biegi zaczynają się niekiedy wcześniej rano i kończą do połowy popołudnia.
Skontaktuj się z lokalną izbą handlową, aby ustalić termin wydarzenia. Upewnij się, że tego samego dnia nie ma konfliktów z innymi wydarzeniami zaplanowanymi w społeczności. Izba może również pomóc w promowaniu zbierania funduszy, publikując szczegóły wydarzenia w kalendarzu wydarzeń w izbie.
Zapisz zasady uczestnictwa w wydarzeniu, aby rozdać je tym, którzy zarejestrują się do jazdy. Upewnij się, że wszyscy zawodnicy jasno zrozumieli zasady bezpieczeństwa wcześniej. Podaj, że uczestnicy powinni zachować bezpieczną odległość za jeźdźcem jadącym z przodu, a także, jeśli to możliwe, jeździć dwa razy. Zawodnicy powinni nosić odpowiednie ubranie i sprzęt jeździecki, w tym długie spodnie, kurtkę, buty, rękawice i kask.
Utwórz formularz rejestracyjny. Jeśli Twoja organizacja ma stronę internetową, możesz zaoferować wygodę rejestracji wstępnej online wraz z tradycyjnym formularzem rejestracyjnym. Zaplanuj ostateczną rejestrację osobową na godzinę przed wydarzeniem. Nawet osoby, które wcześniej się zarejestrowały, muszą zatrzymać się przy stole rejestracyjnym, aby odebrać koszulki i inne informacje o tym wydarzeniu.
Skontaktuj się z lokalnymi klubami motocyklowymi w Twojej okolicy i poproś o udział w wydarzeniu, w którym zbierasz fundusze. Większość klubów motocyklowych regularnie jeździ na cele charytatywne, choć niektóre z nich wspierają tylko konkretne organizacje charytatywne (patrz Zasoby poniżej).
Daj swojej przyczynie dodatkową promocję, projektując koszulkę na to wydarzenie dla wolontariuszy i uczestników do noszenia. Rozdaj koszulki podczas rejestracji w dniu imprezy (patrz Zasoby poniżej).
Pozyskaj sponsorów do obsługi wydarzenia. Twoim celem powinno być partnerstwo z firmami, które wykazują autentyczne zainteresowanie misją Twojej organizacji. Dostosuj się do zwolenników, którzy zwiększą wiarygodność Twojej organizacji i jej przyczynę. Należy pamiętać, że sponsorzy chcą czegoś w zamian za swoją filantropię. Sponsoring wydarzeń charytatywnych pomaga firmie rozwijać dobrą reputację w społeczności i oferuje doskonałą okazję do marketingu. Podejrzyj do firm, które są skierowane do tego samego segmentu populacji, dla którego planowane jest wydarzenie. Na przykład, jeśli próbujesz zebrać pieniądze na zakup wózka inwalidzkiego dla lokalnej społeczności o wspieranym życiu, porozmawiaj z firmami, które dostarczają produkty lub usługi seniorom (np. Dostawcom sprzętu medycznego, klinikom fizykoterapii, prawnikom z wyższego szczebla).
Zareklamuj wydarzenie. Zapytaj właścicieli lub menedżerów lokalnych firm o pozwolenie na ulotki dotyczące wydarzenia. Skoncentruj się na firmach, w których będą potrzebować kierowcy, sponsorzy i darczyńcy, których potrzebujesz. Pamiętaj, aby podać szczegóły, takie jak data i godzina rozpoczęcia wydarzenia, a także imię i nazwisko, adres do korespondencji, adres strony internetowej i numer telefonu Twojej organizacji. Skontaktuj się z lokalnymi stacjami radiowymi i telewizyjnymi, aby dowiedzieć się o swoich zasadach dotyczących emisji darmowych ogłoszeń publicznych dla organizacji non-profit. Zadzwoń do lokalnych gazet, aby poinformować ich o wydarzeniu. Oprócz reklamowania wydarzenia, wiele miejskich gazet wyśle fotografa w dniu wydarzenia, a czasem opublikuje krótką historię ze zdjęciami.
Poproś o wolontariuszy, aby pomogli skonfigurować i posprzątać później. Jest to dobry sposób informowania ludzi w społeczności o wydarzeniu i przyczynach, z których skorzysta. Umożliwienie osobom z telefonami komórkowymi ustawionymi w różnych miejscach na trasie na wypadek zagrożenia. Rekrutuj osoby, które są niezawodne, pomysłowe i łatwo komunikują się z innymi.
Zaplanuj zakończenie jazdy w lokalnej restauracji, w której jeźdźcy otrzymają bezpłatne drinki i posiłek. Organizowanie posiłków w formie bufetu pozwala zmęczonym, głodnym jeźdźcom szybciej dostać posiłek.
