Zdefiniuj bariery dla komunikacji

Bez względu na to, jak bardzo starasz się ich uniknąć, pojawią się bariery komunikacji między pracownikami, menedżerami i klientami. Niepowodzenie komunikacji może spowodować niepotrzebne opóźnienia, frustrację i potencjalnie utracony biznes. Dobrą wiadomością jest to, że istnieją sposoby na pokonanie barier komunikacyjnych, aby Twoja firma działała sprawnie.

Jakie są bariery komunikacyjne w biznesie?

Bariery komunikacyjne można znaleźć wszędzie w biznesie, od zarządzania odgórnego do średniego, po relacje zewnętrzne. Przerwy w komunikacji występują organizacyjnie, na przykład gdy członkowie zespołu są izolowani, lub indywidualnie, gdy dana osoba błędnie interpretuje lub ignoruje to, co mówi inny. Mogą powstać w wyniku zbyt wielu rozproszeń w pracy lub niewystarczającej jasności co do projektu. Oto kilka typowych barier komunikacyjnych, jakie możesz napotkać w swoim biznesie:

Roztargnienie. Jeśli nie jesteś obecny w rozmowie, może to spowodować nieporozumienie. Niezależnie od tego, czy jest to przerwa w pracy, wielozadaniowość czy spóźnienie na kolejne spotkanie, rozproszenie jest przeszkodą w komunikacji, która może powodować wiele problemów. To także jest łatwe do naprawienia, jeśli nauczysz się skupiać i być obecnym w danym momencie.
Złe zarządzanie. Kiedy pracownicy nie lubią swoich menedżerów lub nie czują, że mogą otwarcie mówić do nich, kanały komunikacji szybko się wyłączają. Menedżerowie, którzy nie przekazują informacji zwrotnych, nie słuchają problemów, nie mogą otwarcie mówić o odpowiednich działaniach firmy lub nie zadają pytań swoim pracownikom, utrudniają komunikację, która nie musi istnieć.
Brak rozmowy. Oczywiście najlepszym sposobem komunikowania się jest rozmowa. Obecnie jednak osoby chętniej wysyłają SMS-y lub wiadomości e-mail, gdy mają problem do omówienia. Ten rodzaj jednostronnej rozmowy często prowadzi do niepotrzebnych nieporozumień i frustracji i może być stratą czasu. Problemem, który można rozwiązać w bezpośredniej, 15-minutowej rozmowie twarzą w twarz, staje się trwająca cały dzień wymiana słów, która nie ma rozwiązania.
Fizyczne bariery. Kiedy zarządzanie izoluje się na innym piętrze budynku od reszty załogi lub zespołów roboczych przydzielonych do oddzielnych biur, tworzone są fizyczne bariery, które prowadzą do słabej komunikacji.
Różnice osobowości. Szanse są różne rodzaje osobowości pływających wokół firmy. Istnieje również duża szansa, że niektóre z tych osobowości po prostu nie zazębiają się i nie mają różnych stylów komunikacji, co prowadzi do nieporozumień, stereotypów i ciszy.
Brak przejrzystości. W kontaktach z interesariuszami, klientami i personelem ważne jest, aby mieć jasne zasady firmy. Nieczęsto się zdarza, że pojawia się zamieszanie i frustracja, która prowadzi ludzi do tego, że nie chcą robić z tobą interesów.

Jeśli poświęcisz trochę czasu na ocenę swojego miejsca pracy, aby dowiedzieć się, jak ludzie się komunikują, najprawdopodobniej znajdziesz te i inne typowe przykłady barier w komunikacji. Niektóre z nich można rozwiązać szybciej niż inne, ale wszystkie wymagają chęci uczestnictwa i dobrych umiejętności komunikacyjnych ze strony twojego zespołu.

Przykłady barier komunikacyjnych

Nie wszystkie przeszkody w komunikacji są oczywiste. Może się wydawać, że rozmawiasz i jesteś produktywny, ale dopiero później zdasz sobie sprawę, że nic nie zostało osiągnięte. Oto, jak spotkanie zespołu z menedżerem może być przepełnione barierami komunikacyjnymi:

Zespół spotyka się o godzinie 10:00 z menedżerem, aby przejść do nadchodzącego wydarzenia networkingowego. Członkowie zespołu szybko przybywają, ale menedżer rozmawia przez telefon. Wszyscy niezgrabnie siedzą w pokoju, nie wiedząc, kiedy skończy się rozmowa i kiedy spotkanie się rozpocznie.

Dziesięć minut później menedżer skupia swoją uwagę na ludziach w pokoju i prosi o ustalenie porządku obrad. Nikt go nie ma, więc ktoś próbuje szybko go napisać. W ten sposób menedżer zostaje rozproszony przez inny telefon, który wymaga od niego opuszczenia biura w ciągu 15 minut, aby spotkać się z kimś poza domem. Powoduje to pośpieszne spotkanie, na którym ludzie nie zadają wielu pytań, ponieważ chcą pokryć jak najwięcej materiałów w obecnie ograniczonym dostępnym czasie.

Gdy spotkanie dobiegnie końca i wszyscy powrócą do swoich biur, zespół może uświadomić sobie kilka rzeczy: nie opisali ważnych kwestii, które trzeba omówić, czuli się rzuceni i ignorowani przez menedżera, próbując przedyskutować, co zrobili i nie są już dłużej w planowaniu nadchodzącej imprezy networkingowej niż przed spotkaniem. Bariery w komunikacji spowodowały stratę czasu i brak wydajności dla wszystkich zaangażowanych stron.

Inne bariery komunikacyjne są rażące, podobnie jak członek zespołu, który nie dotrzymuje wyznaczonego terminu, bez podania przyczyny lub menedżera, który odtwarza i odtwarza telefon za każdym razem, gdy próbuje się rozmawiać. Może to być organizacyjna biurokracja, która uniemożliwia realizację nowych pomysłów w rzeczywistości lub brak porozumienia między pracownikami na różnych poziomach w biznesie.

Problemy z komunikacją zewnętrzną

Jeśli prowadzisz firmę, która obsługuje klientów, komunikacja zewnętrzna jest równie ważna. Na przykład, jeśli nie zareklamujesz wyraźnie, jak długo obowiązują ceny sprzedaży, możesz skończyć na zdenerwowanych klientach, którzy nalegają, by zapłacić tylko za to, co cena sprzedaży jest miesiąc później. Jeśli podasz informacje o obsłudze klienta na swojej stronie internetowej, ale nie ma bezpośredniego sposobu skontaktowania się z działem obsługi klienta, możesz skończyć się skargami publicznymi na stronach mediów społecznościowych, zamiast jednego skargi, którą można by szybko i prywatnie rozwiązać.

Bez względu na to, czy bariery komunikacyjne są oczywiste czy subtelne, nie robią nic, by pomóc firmie odnieść sukces. W rzeczywistości mogą spowodować dużo więcej problemów, niż się spodziewacie.

Spadek barier komunikacyjnych

Możesz myśleć, że nie musisz tracić czasu na komunikację w swojej firmie, ale istnieje wiele konsekwencji w ignorowaniu problemów z komunikacją. Bariery w komunikacji prowadzą do sfrustrowanych pracowników i klientów, którzy nie mają poczucia, że są słyszani. Kiedy tak się dzieje, pracownicy stają się mniej zmotywowani, co prowadzi do braku produktywności, kreatywności i innowacji. Brak skutecznej komunikacji z klientami i klientami może nawet doprowadzić do utraty firmy.

Jeśli pracownicy nie czują, że to, co mówią, mają znaczenie lub mają jakikolwiek wpływ, mogą przestać rozmawiać w ogóle i nie komunikować się, gdy coś jest nie tak lub kiedy zostanie przekroczony termin. Skutkuje to nieefektywnością, błędami i kulturą firmy, która zachęca do izolacji zamiast pracy zespołowej.

Kiedy ludzie nie mają poczucia, że mają otwarte kanały komunikacji, wielu z nich zamyka się i po prostu wykonuje ruchy w swojej pracy. Prawdopodobnie nie jest to coś, co chcesz osiągnąć w firmie, dlatego konieczne jest nadanie priorytetu dobrej komunikacji między pracownikami i zewnętrznie z klientami, dostawcami i klientami.

Jak przezwyciężyć bariery komunikacyjne

Najlepszym sposobem na pokonanie barier komunikacyjnych jest zapobieganie im. Odbywa się to poprzez ustalenie jasno określonej polityki dla Twojej firmy, która zachęca do komunikacji. Może to być tak proste, jak ustawienie krótkiego porannego spotkania w celu rozwiązania problemów i projektów lub bardziej złożonej hierarchii, która określa, z kim porozmawiać, gdy wystąpi problem. W ten sposób wszyscy wiedzą, że mają szansę zostać wysłuchani.

Niniejsza polityka komunikacyjna powinna zostać napisana i przejrzana wraz z wszystkimi nowymi pracodawcami, a także regularnie sprawdzana i aktualizowana w celu odzwierciedlenia aktualnych technologii i praktyk firmy. W razie potrzeby szkolenie w zakresie umiejętności komunikacyjnych i twoich konkretnych zasad komunikacji może być przydatne, szczególnie dla tych, którzy nie są najlepszymi komunikatorami.

Nawet jeśli ludzie wiedzą, że mają punkt wyjścia do bycia wysłuchanym, ważne jest, aby pracownicy aktywnie uczestniczyli w poprawie komunikacji w firmie. Zachęć swoich pracowników do:

Porozmawiaj osobiście. Jeśli to możliwe, rozmawiaj osobiście. W ten sposób nie ma wątpliwości co do brzmienia lub znaczenia. Jeśli tak, można go natychmiast rozwiązać, eliminując frustracje i nieporozumienia. Zachęć pracowników do odebrania telefonu i porozmawiania, jeśli nie mogą się spotkać osobiście, zwłaszcza jeśli problem jest skomplikowany. Korzystaj z poczty e-mail i tekstu tylko w ostateczności lub w przypadku szybkiego pytania.
Ogranicz rozproszenia. Rozmowy wymagają zarówno mówienia, jak i słuchania. Upewnij się, że naprawdę słuchasz, ograniczając przerwy, odkładając telefon i skupiając się na tym, co mówi druga osoba. Pomoże to pokonać bariery komunikacyjne i sprawi, że druga osoba będzie czuła się słyszana i ceniona. Rozproszenie uwagi powinno być ograniczone, zarówno osobiście, jak i przez telefon.
Mieć politykę otwartych drzwi. Zachęcaj do polityki otwartych drzwi, aby ludzie wiedzieli, że mogą rozmawiać z menedżerami lub innymi zespołami w dowolnym momencie. Polityka ta powinna objąć interesariuszy i klientów, którzy powinni mieć poczucie, że mogą dotrzeć do odpowiedniej osoby w firmie, gdy tylko pojawią się jakieś problemy.
Twórz możliwości społeczne. Ludzie chętniej angażują się w kontakty z osobami, które znają. Tworzenie szans społecznych w firmie i wydarzeń sieciowych dla klientów zewnętrznych może pomóc ludziom w poznaniu się i otwarciu linii komunikacji. Gdy ludzie spotkają się i będą rozmawiać, prawdopodobnie będą czuć się bardziej komfortowo w rozmowach w przyszłości.
Nie komplikuj. Inną częstą przeszkodą w komunikacji jest próba wywarcia dobrego wrażenia. Bądź sobą. Porzuć żargon lub słownictwo formalne w zamian za osobiste historie i jasny, zwięzły język. Bądź przyjazny, ciepły i szczery. Jeśli jest to związek zawodowy, utrzymuj swoje granice, pozostając wrażliwym na problem.
Bądź afirmujący. Ważne jest, aby uznawać doświadczenia innych osób i odpowiednio reagować. Uważaj na mowę ciała i emocje, a także słuchaj wymienianych słów. Szanuj informacje, które otrzymujesz i wszelkie uczucia, które się pojawiają. Zadawaj pytania, bądź pozytywny i udzielaj pomocnych i wspierających informacji zwrotnych, kiedy tylko możesz.
Rozważ kulturę. Uważaj na wyrażenia, gesty i religijne i polityczne przekonania związane z różnymi kulturami, kiedy rozmawiasz, aby twoje przesłanie nie zostało źle zrozumiane. Ważne jest również sprawdzenie wszelkich uogólnień i stereotypów dotyczących grup kulturowych przed wyciągnięciem wniosków. Jak ludzie myślą, reagują i widzą świat mogą się bardzo różnić ze względu na kulturę.
Priorytet. Skoncentruj się na informacjach, które chcesz przekazać, zamiast robić zrzut informacji. Zbyt wiele informacji na raz może doprowadzić do przytłoczenia słuchacza, powodując brak działania. Przedstawiając tylko istotne informacje, wyraźniej przekazujesz informacje o tym, co jest ważne i co powinien zrobić odbiorca.
Popraw język ciała. Komunikacja nie pochodzi wyłącznie ze słów. Pochodzi również z twojego ciała. Jak siedzieć i poruszać, kiedy rozmowa z kimś często mówi o wiele więcej niż słowa. Nawiązywanie kontaktu wzrokowego i stosowanie odpowiednich niewerbalnych gestów ma długą drogę. Unikaj denerwacji, stresu i rozproszenia, aby nie dopuścić do rozmowy z tobą.