Uchwalona w 1993 r. Ustawa o urlopach rodzinnych chroni pracę niektórych pracowników, którzy muszą wziąć bezpłatny urlop w celu opieki nad noworodkiem lub adoptowanym dzieckiem lub ciężko chorym członkiem rodziny. FMLA chroni również miejsca pracy pracowników, którzy sami są poważnie chorzy lub ranni i muszą skorzystać z urlopu, aby się zregenerować. Medyczny charakter większości wniosków FMLA wyzwala kwestie prywatności i poufności, które pracodawcy muszą pamiętać.
Komunikacja informacji medycznych
Niektóre informacje medyczne nie mogą być całkowicie poufne. Aby na przykład zezwolić na zatwierdzenie FMLA, pracodawca musi zapoznać się z zaleceniem lekarza w oparciu o poważny stan zdrowia. Departament Pracy zaleca stosowanie standardowego formularza zaleceń lekarza dla FMLA. Formularz umożliwia lekarzowi podanie szczegółów stanu, w tym długości wymaganego urlopu. Formularz jest dostępny online na stronie Departamentu Pracy.
Dostęp do informacji medycznych
Dostęp do dokumentacji medycznej reguluje Ustawa o informacji zdrowotnej i odpowiedzialności. Ustawa rygorystycznie reguluje, kto ma dostęp do informacji medycznych, z których można ustalić tożsamość osoby. HIPAA jest zbilansowany w celu dostarczania pracownikom opieki zdrowotnej informacji pozwalających im wykonywać swoją pracę, a także w innych okolicznościach, takich jak wnioski FMLA. Jednak ustawa wymaga, aby dostęp do dokumentacji medycznej był poważnie ograniczony. Jako pracodawca podlegający FMLA, musisz ograniczyć dostęp do tej dokumentacji medycznej tylko do wyznaczonych pracowników, którzy absolutnie muszą mieć dostęp w dobrej wierze z powodów biznesowych.
Przechowywanie informacji medycznych
Jako pracodawca musisz chronić dane medyczne pracowników od osób, które nie są do tego przeznaczone. Wszystkie zapisy medyczne powinny być przechowywane oddzielnie od akt osobowych. Pliki medyczne związane z wnioskami FMLA powinny być przechowywane w zamkniętych szafach z aktami, do których dostęp mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy. Podczas faksowania i kopiowania zdjęć medycznych pracowników, protokoły powinny być ustalone i ściśle przestrzegane, aby zapewnić pracownikom prywatność. Na przykład, jeśli formularz danych medycznych zostanie przypadkowo pozostawiony w kserokopiarce, a następnie obejrzany przez osoby nieuprawnione, to Twoja firma ponosi odpowiedzialność za naruszenie prywatności, a nie za zepsutego pracownika.
Obawy pracodawców
Często w sytuacjach FMLA pracodawcy potrzebują dostępu do niektórych dokumentów medycznych swoich pracowników. HIPAA zapewnia pracownikom możliwość uzyskania pisemnego upoważnienia dla pracodawców, aby uzyskać dostęp tylko do tych zapisów, które są istotne dla warunku, dla którego wnioskuje się o urlop FMLA, bez udzielania ogólnego zezwolenia na dostęp do całej dokumentacji medycznej. Pracodawcy mogą poprosić o drugą opinię w oparciu o zalecenia lekarza dotyczące FMLA i mogą również skontaktować się bezpośrednio z lekarzem i omówić ten stan. Takie rozmowy muszą być również autoryzowane przez pracownika. Pracownicy ubiegający się o FMLA muszą dostarczyć odpowiednią dokumentację i dlatego najprawdopodobniej udzielą tych zezwoleń.
