Od momentu pierwszego kontaktu pracodawcy z potencjalnym pracownikiem, do czasu rozwiązania stosunku pracy ważne jest, aby zapisy dotyczące pracownika były przechowywane w aktach osobowych pracowników pod nazwiskiem każdego pracownika. Te pliki pracownicze, jeśli są prawidłowo przechowywane, mogą potencjalnie służyć ochronie pracodawcy przed przyszłymi zobowiązaniami z tytułu naruszenia prawa pracy i prawa pracy, takimi jak bezprawne wypowiedzenie lub dyskryminacja w zakresie zatrudnienia.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Blokowanie szafek na akta lub bezpiecznego pokoju z ograniczonym dostępem
-
Foldery z plikami
Dowiedz się, dlaczego musisz przechowywać akta osobowe pracowników. Jest to zapis firmy i pracownika dotyczący tego, co zaszło w miejscu pracy. Zapisy przechowywane w aktach osobowych mogą służyć ochronie pracodawcy w przyszłych postępowaniach sądowych i pomagają wyjaśnić nieporozumienia, które mogą wystąpić w kwestiach politycznych, płac i świadczeń, obowiązków służbowych i odpowiedzialności, działań dyscyplinarnych lub naprawczych oraz skarg.
Co więc powinno znaleźć się w aktach osobowych pracowników? Następujące dokumenty i zapisy powinny być przechowywane przez specjalistów ds. Zasobów ludzkich lub kierowników na każdym z pracowników. Opis pracy Podanie o pracę Oferta zatrudnienia Formularz IRS W-4 Odbiór podręcznika dla pracownika (Często dobrym pomysłem jest przechowywanie kopii samego podręcznika, szczególnie gdy może on podlegać zmianom od czasu do czasu.) W ten sposób każdy wie, jakie były warunki podręcznika podpisanego przez pracownika. Wszelkie podane oceny wydajności Formularze rejestracji świadczeń dla pracowników Nagrody Skargi i pochwały otrzymane na temat pracownika Czynności dyscyplinarne lub ostrzeżenia * Rekordy obecności Zalecane jest, aby każdy inny typ rekordu miał swoją własną kartę.
Dokumentacja medyczna i formularze imigracyjne powinny być przechowywane w osobnych plikach. Ponieważ nie możesz podejmować decyzji o zatrudnieniu w oparciu o status imigracyjny danej osoby, zakładając, że mają prawo do pracy w USA, a rząd federalny ma prawo do przejrzenia I-9, prawdopodobnie lepiej jest zachować ją oddzielnie. Ponadto, jeśli chodzi o dokumentację medyczną, amerykańska ustawa o niepełnosprawności (ADA) zawiera bardzo surowe przepisy dotyczące prywatności i dostępu do dokumentacji medycznej, dlatego należy przechowywać je w oddzielnym pliku i szafce z plikami dostęp. ADA ogranicza ujawnianie informacji w tych rejestrach organom nadzoru, o ile pracownik ma niezbędne ograniczenia swoich obowiązków lub potrzebuje zakwaterowania; pracownicy pierwszej pomocy w przypadku nagłej pomocy medycznej; oraz urzędnicy rządowi i ubezpieczeniowi w ograniczonych okolicznościach.
Ważne jest, aby nieprawidłowe informacje w aktach osobowych pracownika zostały natychmiast skorygowane po otrzymaniu przez firmę powiadomienia, że informacje są nieprawidłowe.
Pliki pracowników powinny być zamknięte i dostępne tylko dla osób, które mają uzasadnioną potrzebę biznesową, aby uzyskać dostęp do pliku. Kierownik lub kierownik pierwszej linii może potrzebować dostępu w celu podjęcia decyzji o awansach i działaniach dyscyplinarnych. Jeśli ktokolwiek, kto nie ma uzasadnionego biznesu, potrzebuje dostępu do pliku, chce go zobaczyć, potrzebuje ważnego wezwania do sądu. W przeciwnym razie prawa do prywatności pracownika mogą zostać naruszone.
Ogólnie rzecz biorąc, prawo nie wymaga, abyś ujawniał pracownikowi to, co jest w jego aktach osobowych pracowników bez odpowiedniego żądania ze strony pracownika. Prawdopodobnie lepszą praktyką biznesową jest informowanie pracowników o tym, co znajduje się w ich aktach. W ten sposób nie masz pracownika marginalnego, który jest zaskoczony, gdy jest zdyscyplinowany lub zakończony. Wyjątki od tej ogólnej zasady stanowią przepisy ustawy o uczciwej sprawozdawczości kredytowej (FCRA). Wymaga to poinformowania pracowników lub potencjalnych pracowników, jeśli podejmują działania niepożądane w oparciu o to, co zawiera raport kredytowy.
Oddzielne od kwestii zawiadomienia pracowników o tym, co znajduje się w ich aktach osobowych, jest kwestia dostępu. Wiele stanów wymaga od pracodawców zapewnienia pracownikom i byłym pracownikom dostępu do akt osobowych pracowników. Ważne jest, aby jako pracownik działu personalnego lub właściciel firmy zapoznać się z prawem swojego państwa w tym zakresie. Zasadniczo jednak dostęp pracownika do pracownika musi być rozsądny i podlegać obecności członka kierownictwa, aby upewnić się, że nic nie jest podejmowane ani zmieniane. Niektóre przepisy stanowe zezwalają pracownikowi na posiadanie kopii, jeśli tak jest, aby ktoś z firmy wykonał kopię. Często występują granice tego, co pracownik widzi w swoich aktach osobowych. Jeśli istnieją poufne przedmioty, takie jak listy referencyjne, dochodzenia w sprawach karnych i inne informacje, które mogą naruszać czyjeś prawa do prywatności, można im odmówić dostępu. Dobrym pomysłem jest tutaj przechowywanie tych elementów w oddzielnej karcie w pliku personelu pracownika. Niektóre przepisy stanowe mogą zezwalać pracownikowi na składanie replik na działania dyscyplinarne lub oceny.
Wskazówki
-
Zachowaj kopię prawa stanowego, jeśli taka istnieje w twoim stanie, w sprawie dostępu do plików pracowników personelu zamieszczonych lub podręcznych, w obszarze, w którym przechowywane są te pliki. Pozwoli to uniknąć konfliktów między kierownictwem a pracownikiem w stosunku do tego, co jest i nie jest dozwolone.
Ostrzeżenie
Każdy pracownik musi być traktowany tak samo, jeśli chodzi o konserwację i dostęp do swoich danych osobowych. Wszelkie odstępstwa w praktyce mogą stanowić przedmiot sporu. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego, jak zachować akta osobowe pracowników, skonsultuj się z prawnikiem.
