Zakup to dział w ramach działu finansowego firmy, który zapewnia sprawne dostawy materiałów i materiałów wymaganych przez inne działy. Wszystko zamówione dla każdego działu musi przejść przez dział zakupów. Mimo że firmy mają różne wytyczne dotyczące zakupów, wszystkie firmy mają standardowe procedury zakupów.
Zlecenia kupna
Każda usługa, materiał lub dostawa, o które prosi każdy dział, musi być złożona jako zamówienie zakupu. To zamówienie zakupu jest numerem rozliczeniowym w celu zapewnienia, że prawidłowa kwota jest wypłacana dostawcy lub dostawcy. Numer śledzi również kolejność, aby upewnić się, że jest odbierany w odpowiednim czasie, a także o pożądanej jakości i wymaganej ilości. Zlecenie zakupu jest również używane przez sprzedawcę lub dostawcę przy rozliczaniu firmy po dostarczeniu zamówienia.
Kupowanie notowań
Dział zakupów jest odpowiedzialny za znalezienie żądanego produktu, usługi lub materiałów. Agent ds. Zakupów znajduje różnych dostawców, prosi o wycenę i decyduje, który sprzedawca spełnia potrzeby żądań działu. Procedura zakupów określa proces, w którym dział zakupów wysyła zapytania ofertowe od dostawców i dostawców. Każdy kierownik działu musi poinformować dział zakupów o dokładnym wymaganym przedmiocie, specyfice żądanych przedmiotów i ilości niezbędnej do obsługi danego działu.
Procedura monitorowania
Gdy działy przekazują działowi zakupów informacje o usłudze, materiałach lub materiałach, agent zakupów monitoruje zamówienie w trakcie całego procesu. Agent zakupujący przypisany do zamówienia musi skontaktować się ze sprzedawcą w przypadku zmiany lub aktualizacji i monitorować zamówienie do czasu jego otrzymania. Po otrzymaniu przedmiotu dział zakupów upewni się, że zamówienie jest prawidłowe i zgodne z zamówionymi specyfikacjami.
