Firmy rejestrują wszystkie transakcje księgowe za pomocą ksiąg rachunkowych. Księga główna zawiera salda z każdego konta używanego przez firmę do celów rejestracji finansowej i stanowi centralną lokalizację do raportowania transakcji finansowych. Księgi pomocnicze zawierają szczegółowe informacje z wybranych kont. Saldo każdej księgi pomocniczej musi być równe saldo odpowiadającego rachunku w księdze głównej. Istnieje kilka korzyści, gdy firmy używają ksiąg pomocniczych.
Rodzaje ksiąg pomocniczych
Spółki zawierają kilka rodzajów ksiąg pomocniczych w swoich systemach księgowych. Wspólne księgi pomocnicze zawierają księgę należności i księgę należności. Księga należności zawiera rachunki indywidualne, które dotyczą każdego indywidualnego klienta. Każda sprzedaż kredytu jest rejestrowana na konkretnym koncie klienta wraz z każdą płatnością. Każde konto klienta zawiera bieżące saldo. Bieżące salda dla wszystkich klientów stanowią sumę salda należności. Księgowa płatność rachunków obejmuje indywidualne konta dla każdego dostawcy. Każda otrzymana faktura i każda dokonana płatność jest rejestrowana dla każdego konkretnego konta dostawcy. Każde konto dostawcy zawiera bieżące saldo. Bieżące salda dla wszystkich dostawców stanowią sumę salda zobowiązań.
Dokładna informacja
Jedną z zalet korzystania z księgi pomocniczej są szczegółowe informacje przechowywane w księdze pomocniczej. Każdy sprzedawca wymieniony w księgach rachunkowych dla zobowiązań zawiera szczegółowe informacje o transakcjach. Księga zawiera każdą fakturę, otrzymaną datę, kwotę w dolarach i każdą płatność przesłaną do sprzedawcy.
Kontrola
Kolejna zaleta korzystania z księgi pomocniczej obraca się wokół poziomu kontroli, jaką firma posiada z informacjami finansowymi zawartymi w księdze pomocniczej. Księgowość należności pozwala kierownikowi ds. Kredytów i pracownikom obsługi należności kontrolować bieżące salda każdego klienta. Kiedy klient kwestionuje opłatę, pracownik działu należności może przeglądać transakcje na tym koncie i ustalać, czy spór jest ważny.
Ograniczony dostęp
Ograniczenie dostępu pracowników do wybranych kont stanowi kolejną zaletę korzystania z ksiąg pomocniczych. Korzystając z systemów komputerowych, firmy mogą ograniczyć dostęp pracowników do konkretnych kont, za które są odpowiedzialni. Pozostali pracownicy nie mają możliwości zobaczenia szczegółów rachunków zawartych w księdze pomocniczej. Dzięki temu firma może zachować poufność w odniesieniu do kont klientów lub dostawców.
