Reorganizacje mogą być konieczne, aby odzwierciedlić zmieniające się modele biznesowe lub warunki ekonomiczne, ale mogą być uciążliwe dla personelu i klientów bez odpowiedniego planowania i realizacji. Opracowanie strategicznego planu restrukturyzacji departamentów wymaga komunikacji w całym procesie. Kiedy plan zostanie wreszcie ujawniony, niektórzy mogą nie lubić rezultatów, ale nikt nie powinien czuć się przez nie ślepy.
Powiedz kierownictwu wyższego szczebla, że rozważasz restrukturyzację działu w celu odzwierciedlenia zmieniających się warunków rynkowych. Stwórz grupę kluczowych osób w firmie, aby służyła jako zespół analityczno-planujący, aby przemyśleć potrzeby biznesowe wokół departamentu i jak powinien wyglądać po zakończeniu restrukturyzacji.
Porozmawiaj z kluczowymi klientami i konsumentami produktów i usług Twojego działu, aby dowiedzieć się, jakie są oczekiwania wobec Twojego działu. Mogą to być klienci wewnętrzni, klienci zewnętrzni lub obaj, w zależności od sytuacji. Określ, jakie problemy mają z jakością twojego działu, szybkością i czasem reakcji.
Zidentyfikuj przyczyny restrukturyzacji i dowiedz się, w jaki sposób ta zmiana wniesie wartość do działu i firmy. Połącz to z misją wydziału i misją firmy oraz deklaracjami wartości. Kontynuując rozwijanie planu, upewnij się, że zmiany prowadzą dział na tej ścieżce.
Analizuj bieżące procesy Twojego działu. Porównaj je z misją organizacyjną i oddzielnymi procesami podstawowymi od tych, które zostały zduplikowane w innym miejscu w firmie lub które są drugorzędne w stosunku do celów departamentu. Określ luki między rzeczywistą a pożądaną wydajnością. Określ, w jaki sposób istniejąca struktura umożliwia lub utrudnia wydajność i zadowolenie klienta.
Przeprojektowanie procesów w celu określenia najlepszej ścieżki tworzenia bardziej wydajnej struktury departamentu. Te poprawki powinny poprawić satysfakcję klientów i interesariuszy oraz zwiększyć wydajność. Obniżenie kosztów może również stanowić część tych celów, ale należy to rozważyć w związku z przeprojektowaniem procesu. Redukcje siły roboczej, które osłabiają twoją zdolność do przeprowadzania niezbędnych procesów, nie pomogą twojemu wydziałowi odnieść sukces.
Określ, gdzie struktura organizacji musi się zmieniać. Konieczne może być utworzenie nowych stanowisk lub wyjaśnienie potrzeb związanych z obecnymi pozycjami. Oceń, czy twój obecny personel ma umiejętności i możliwości, aby sprostać nowym rolom i wymaganiom. Jeśli nie, musisz opracować plan szkoleń, aby je przyspieszyć lub zatrudnić nowych pracowników do wypełnienia wykroczenia.
Zaplanuj swoją strategię wdrażania. Opracuj ramy czasowe, w których ta nowa struktura zostanie zainstalowana. Wyjaśnij, kto w nowej strukturze departamentu ma moc decyzyjną. Napisz nowy schemat organizacyjny i opisy stanowisk, aby wyjaśnić swoim pracownikom, jakie są ich oczekiwania. Jeśli potrzebujesz dodatkowego personelu, skorzystaj z tych opisów pozycji, aby pomóc ci we właściwym kierunku.
Skontaktuj się z działem zasobów ludzkich, aby zaplanować przejście. Ustal, czy w firmie znajdują się inne miejsca pracy dla osób zwolnionych w wyniku restrukturyzacji departamentu. Jeśli restrukturyzacja spowoduje zwolnienia, należy postępować zgodnie z ustalonymi procedurami, aby upewnić się, że decyzje nie mają wpływu na stronniczość.
Komunikuj się z pracownikami. Twoi pracownicy prawdopodobnie będą postrzegać restrukturyzację jako sposób na zmniejszenie zatrudnienia, więc pracownicy mogą sceptycznie podchodzić do restrukturyzacji. Trzymając je w pętli, oboje zmniejszasz wpływ plotera i dajesz im pewność, że istnieje plan inny niż tylko redukcja zatrudnienia w departamencie.
