Zarządzanie portfelem projektów to proces, za pomocą którego organizacje i przedsiębiorstwa mogą organizować, przeglądać i analizować swoje bieżące projekty. Jest powszechnie używany do priorytetyzacji różnych projektów; zazwyczaj są one podzielone na różne kategorie, takie jak finanse, wzrost i korzyści. Portfolio projektów pozwala ostatecznie zarządowi lub dyrektorowi zarządzającemu uzyskać szerszy wgląd i głębsze zrozumienie bieżących przedsięwzięć firmy.
Skomponuj inwentarz bieżących projektów biznesowych. Uwzględnij każde przedsiębiorstwo, które obecnie posiada przedsiębiorstwo, bez względu na to, jak małe. Podaj wystarczającą ilość informacji opisowych dla każdego projektu, aby można je było porównywać i zarządzać nimi. Na przykład, wyszczególnij prognozowany koszt finansowy projektu, jego zamierzone cele, korzyści, przewidywany czas trwania oraz sposób, w jaki projekt wspiera ogólną strategię firmy.
Na przykład firma zajmująca się budownictwem mieszkaniowym może sporządzić inwentarz zawierający projekt inicjatywy antyspołecznej, projekt rewitalizacji osiedla i nowy build. Firma może również napisać, że projekt rewitalizacji nieruchomości kosztuje 1 milion dolarów, a jego ukończenie zajmie około 3 lat i pomieści 800 nowych rodzin.
Przesyłaj te informacje drogą elektroniczną; dzięki temu dane będą mogły być porównywane szybciej i wydajniej niż przez zespół ludzki. Dane elektroniczne można również przesłać pocztą elektroniczną i przekazać bezpośrednio dyrektorom firmy.
Umów się na spotkanie dla dyrektorów zarządzających firmy i szefów działów (zespół zarządzania portfelem lub PMT). Osoby te będą miały najszerszą wiedzę na temat biznesu i mogą podejmować świadome decyzje w najlepszym interesie firmy. Poproś ich przed spotkaniem o sprawdzenie danych i pochłonięcie informacji do dyskusji.
Upewnij się, że zespół ds. Portfolio zgadza się z kryteriami ustalania priorytetów projektu. Kwestie takie jak finanse i korzyści są powszechnie stosowane w celu określenia priorytetu, ale można rozważyć inne kwestie, takie jak potencjał.
Zadzwoń na spotkanie i nadaj priorytety bieżącym projektom realizowanym przez firmę. Priorytet należy przyznać projektom opartym na ich potencjale finansowym, rozwojowym i finansowym. Projekty o najwyższym priorytecie będą wymagały ciągłej uwagi, podczas gdy inne projekty o niższym priorytecie mogą zostać całkowicie wycofane z programu firmy.
Ponownie oceniaj zarządzanie projektem firmy, dzwoniąc do PMT regularnie. Organizuj kwartalne, miesięczne, a nawet cotygodniowe konsultacje i omawiaj, czy niektóre projekty wymagają większego wsparcia (podnosząc w ten sposób ich priorytet) lub mogą zostać zrzucone dalej na liście.
