Plan zamówień projektu opisuje i dokumentuje wszystkie zakupy od zewnętrznych dostawców, które będą potrzebne do zaspokojenia potrzeb konkretnego projektu. Projekt może wymagać komputerów, papieru lub innych materiałów w zależności od charakteru projektu. Określenie potrzeb projektu i sposobu, w jaki zostaną dostarczone zamówienia, pozwoli na odpowiedni budżet i odpowiednie planowanie. Dobry plan zamówień będzie również zawierał konkretne kroki dotyczące inicjowania i realizacji zakupów. Zapewni to sprawiedliwe przyznanie wszystkich ofert i leży w najlepszym interesie firmy.
Określ wymagania planu. Uwzględnij wszystkie cele planu. Na przykład, uzyskanie towarów od najlepszych dostawców po najniższych kosztach.
Wymień zespół zaopatrzeniowy. Ta lista będzie obejmować wszystkie strony, które będą uwzględnione w decyzjach o udzieleniu zamówienia. Uwzględnij nazwiska i informacje kontaktowe dla każdej osoby lub grupy.
Dokumentować uzasadnienie zamówień. Podaj powody, dla których dostawy są potrzebne i w jaki sposób będą wykorzystywane. Zidentyfikuj przedmioty, które zostaną zakupione przez cały czas trwania projektu. Dodaj ilość potrzebnych przedmiotów.
Zbuduj linię czasu, która identyfikuje wszystkie zakupy, które będą dokonywane przez cały czas trwania projektu. Zakup materiałów hurtowych lub w określonych porach roku może przynieść oszczędności. Dołącz te dane jako część linii czasu.
Określ proces wyboru dostawcy. Obejmuje to wszystkie kroki wymagane do uzyskania ofert. Określ minimalną liczbę ofert, które zostaną uzyskane przed wyborem dostawcy. Wymień wszelkie umowy lub warunki płatności, które muszą zostać uzgodnione przed wyborem dostawcy.
Utwórz listę zadań, które należy wykonać, aby kupić przedmiot. Zidentyfikuj wszystkie dokumenty, które należy wypełnić, aby przetworzyć zamówienie. Zamówienia zakupu mogą wymagać autoryzacji kierownictwa.
Wskazówki
-
Regularnie sprawdzaj plan zamówień. Zmiany warunków dostawcy i innych czynników rynkowych mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na plan. Dostosuj plan, aby najlepiej odpowiadał potrzebom biznesowym.
