Zarządzanie projektem to dyscyplina, która obejmuje planowanie, organizowanie i monitorowanie projektu w ramach ograniczeń czasu, budżetu i przydzielonych zasobów. Projekty rozpoczynają się od zdefiniowania celu opartego na zademonstrowanej potrzebie i kończą się wykazaniem, że potrzeby zostały skutecznie zaspokojone przez projekt i osiągnięty cel. W tym celu projekt jest prowadzony przez etapy definiowania, planowania, realizacji i dostarczania.
Definicja
Faza definiowania jest pierwsza i jest czasami określana jako faza inicjacji. W tej fazie kierownik projektu jest zatrudniany lub mianowany, a następnie wybiera zespół. Podczas tej fazy starannie zdefiniowana jest potrzeba spełnienia projektu. Podejmuje się konsultacje z osobami dotkniętymi problemem, omawiane są potrzeby i omawiane rozwiązania. W tej fazie powstaje również wczesna dokumentacja projektu. Zazwyczaj obejmuje to uzasadnienie biznesowe procesu, przegląd projektu i określenie kamieni milowych. Kamienie milowe to punkty, w których mierzony jest projekt, aby upewnić się, że jest on na dobrej drodze.
Planowanie
Podczas fazy planowania poszczególne kroki w projekcie są definiowane od początku do końca. Określone są kluczowe cele, takie jak cele szczegółowe, korzyści biznesowe i cele projektu; zdefiniowano również strukturę zarządzania lub zarządzania projektem. Struktura zarządzania w tym przypadku obejmuje określenie, kto jest odpowiedzialny za co i kto zgłasza komu. Dokładne zdefiniowanie etapów projektu, rezultatów i struktury zarządzania od samego początku jest ważne, aby można było utrzymać odpowiedzialność i mierzalność w całym procesie, a konflikty można szybko rozwiązać.
Wykonanie
Faza realizacji projektu jest zazwyczaj najdłuższą fazą zarządzania projektem. Jak sama nazwa wskazuje, właśnie podczas tej fazy prowadzone są rzeczywiste prace nad projektem. Podczas gdy praca jest w toku, kierownicy projektów monitorują postępy, testowanie gotowych prac i prototypów oraz rozwiązywane są wszelkie pojawiające się problemy. Gdy faza wykonania zbliża się do końca, grupy, na które wpływ ma projekt, są informowane o projekcie i zaangażowane w niego, aby zapewnić realizację celów, odpowiadać na wszelkie pojawiające się pytania i tworzyć wymaganą dokumentację, na przykład instrukcje.
Ocena i zamknięcie
Końcowa faza cyklu zarządzania projektem jest nazywana fazą oceny lub zamknięcia. Właśnie podczas tej fazy gotowy projekt jest prezentowany i analizowany w celu ustalenia, czy był on sukcesem. To także faza uczenia się. Poinformowanie o ogólnym projekcie z korzyścią dla przyszłych projektów. Wszelkie problemy, które pojawiły się, są omawiane wraz z lekcją i możliwymi sposobami na to, aby następnym razem zrobić coś lepiej. Raport końcowy i ogłoszenie zamknięcia projektu są zazwyczaj wysyłane do kierownictwa w tym momencie.
