Firmy muszą prowadzić dokładną ewidencję zakupów, wydatków, należności i innych czynników księgowych. Tradycyjnie firmy śledzą zapisy księgowe ręcznie, co może być czasochłonne i kosztowne. Ponieważ firmy coraz częściej sięgają po skomputeryzowane systemy księgowe, możesz zacząć zastanawiać się, czy jest to właściwa decyzja finansowa dla twojego przedsiębiorstwa. Poznaj zalety i wady skomputeryzowanej księgowości, aby ustalić, czy może to pomóc w rozwoju Twojej firmy.
Precyzja
Skomputeryzowana rachunkowość zmniejsza margines błędu ludzkiego, powodując mniej błędów i większą dokładność w śledzeniu finansów Twojej firmy. Ponieważ komputery wykonują podstawowe funkcje rozliczeniowe, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że proste ludzkie błędy spowodują poważne problemy z księgowaniem. Dokładność jest jedną z głównych zalet komputerowej rachunkowości, ponieważ firmy muszą polegać na poprawnych obliczeniach, aby podejmować świadome decyzje biznesowe.
Dostęp
Zwiększony dostęp to kolejny pro związany z rachunkowością komputerową.Posiadanie dokładnych, możliwych do śledzenia rekordów zwiększa wiarygodność zewnętrznych inwestorów i partnerów biznesowych; Firmy mogą bezpiecznie i wydajnie udostępniać wybrane zapisy odpowiednim stronom, udostępniając link, hasło lub plik elektroniczny. Dane z wielu działów firmy można łatwo udostępniać w celu zwiększenia przejrzystości i większego dostępu do informacji podczas podejmowania decyzji. Więcej niż jedna osoba może przeglądać i przetwarzać skomputeryzowane dane księgowe bez ryzyka związanego z wykonywaniem wielu kopii poufnych dokumentów finansowych.
Odpowiedzialność
Kolejnym profesjonalistą w dziedzinie rachunkowości komputerowej jest większa odpowiedzialność. Gdy pliki ewidencyjne są zapisywane i zapisywane elektronicznie na zewnętrznym dysku twardym lub w zewnętrznym systemie komputerowym, istnieje mniejsze ryzyko, że zapisy zostaną zniszczone lub utracone w wyniku pożaru, zalania lub szału. Dobrze zachowane, dokładne zapisy biznesowe mogą zaoszczędzić czas i pieniądze podczas audytów, ponieważ informacje powinny być łatwo dostępne.
Granice
Rachunkowość komputerowa ma jednak swoje ograniczenia. Jednym z problemów związanych z rachunkowością komputerową jest to, że chociaż programy komputerowe mogą być wyposażone w zaawansowane analizy dokumentacji finansowej, nadal będziesz potrzebował ludzi dobrze zorientowanych w biznesie, którzy rozumieją oprogramowanie i jego możliwości wystarczające do autoryzacji raportów. Dokładność pozostaje problemem, gdy ludzie muszą nadal wprowadzać dane do wymaganych pól. Niewłaściwe umieszczenie przecinków lub kropek dziesiętnych może spowodować poważne błędy rachunkowe pomimo mechanizmów oprogramowania zaprojektowanych w celu wychwycenia błędów.
pieniądze
Innym problemem związanym z rachunkowością komputerową jest koszt zakupu wystarczającej liczby komputerów i oprogramowania księgowego. Pieniądze zaoszczędzone od płacenia pracownikom długie godziny na ręczne rejestrowanie informacji księgowych mogą być łatwo utracone w porównaniu z wysokimi kosztami wysoko wykwalifikowanych księgowych znających oprogramowanie. Firmy produkujące oprogramowanie regularnie wymieniają się nowymi, zaktualizowanymi systemami księgowymi, które mogą być drogie, ale uważane za niezbędne ze względu na podatność na luki systemowe lub dostępność hakerów w starszych wersjach.
