Listy są ważnymi środkami komunikacji zarówno osobistych, jak i biznesowych. Jednak listy osobiste znacznie różnią się od ich odpowiedników biznesowych. Aby pokazać prawidłową etykietę biznesową podczas transakcji firmy, należy rozpoznać te różnice i uważać, aby nie mieszać stylów liter. Pomoże to wyglądać profesjonalnie dla pracowników, klientów, akcjonariuszy i inwestorów.
Format
Listy biznesowe i listy osobiste są sformatowane w różny sposób. W przypadku niewielkich zmian, listy biznesowe mają zazwyczaj 1-calowe marginesy. Mają także pojedynczy odstęp, z podwójnym odstępem tylko między akapitami i wprowadzającymi liniami danych (np. Datą, tematem). Litera jest wyrównana do lewej strony bez wcięcia akapitu. Listy biznesowe również są zawsze pisane na maszynie. Natomiast listy osobiste mogą mieć praktycznie dowolny format. Od autora zależy, w jaki sposób ma on wyglądać. Osobisty list tradycyjnie jest pisany odręcznie, ale wraz z rozwojem technologii wiele osób pisze listy osobiste na swoich komputerach, ponieważ jest szybsze w pisaniu niż pisanie ręczne.
Zawartość
W liście biznesowym treść jest zawsze obiektywna, tzn. Celem listu jest przejrzystość. Z osobistym listem treść może obejmować wiele różnych tematów, a większy nacisk kładzie się na odniesienie do przeszłych wydarzeń i emocji niż na rozwiązywanie problemów. Listy osobiste mogą być znacznie bardziej meandrujące. Listy osobiste mogą dotyczyć niektórych spraw biznesowych lub finansowych, ale listy biznesowe nigdy nie omawiają kwestii osobistych, chyba że te problemy mają bezpośredni wpływ na działalność firmy.
Język i interpunkcja
Listy biznesowe używają bardziej formalnego języka niż listy osobiste. Pisarze zwracają szczególną uwagę na wybór słów, ponieważ wybór słów może mieć ogromny wpływ na kwestie prawne. Powitania i zamknięcia są uprzejme i odnoszą się do odpowiednich tytułów (np. Prezes Edwards, panna Neman). Dwukropek jest używany częściej w listach firmowych niż w listach osobistych, szczególnie po zwrot grzecznościowy i wprowadzających etykietach linii danych (np. RE:, DATE:). Osobiste listy mogą używać dowolnego języka, w tym slangu i innych skrótów, takich jak ttyl (porozmawiamy z tobą później) lub przy okazji (przy okazji). Zaletą tego jest fakt, że osobowość pisarza naprawdę się pojawia. Listy biznesowe często tracą prawdziwy "głos" pisarza. Listy prywatne używają standardowych reguł interpunkcji, ale ponieważ są tak nieformalne, pisarze często ignorują niektóre podstawowe standardy interpunkcji i kapitalizacji.
Dlaczego różnicować?
Głównym powodem, dla którego ludzie oddzielają listy osobiste od listów biznesowych, jest to, że standardowa metoda pisania listów biznesowych tworzy efektywność w działaniach biznesowych. Na przykład, biznesmeni wiedzą, że szybko mogą ustalić cel listu biznesowego z tematu. Wydajność może przełożyć się na dochody. Inną przyczyną różnicowania jest to, że użycie profesjonalnego formatu oznacza, że ważne jest to, co jest w liście. Po trzecie, korzystanie z formatu listu biznesowego jest oczekiwane przez profesjonalistów. Jeśli nie stosujesz formatu biznesowego w swojej firmie, możesz natknąć się na mniej przygotowanego lub niedoświadczonego.
