Procedury kontroli dokumentów mają kluczowe znaczenie dla przetwarzania faktur do zapłaty. Pomogą one zapewnić, że prawidłowo zarejestrujesz wszystkie rachunki do zapłacenia fakturami w księdze głównej rachunkowości i przetworzy płatności za faktury w odpowiednim czasie. Pisemna procedura przetwarzania zobowiązań do zapłaty pomaga złagodzić błędy w przetwarzaniu i uniknąć opóźnień w płatnościach za niewywiązywanie się z płatności w terminie.
Datownik - pieczęć faktury
Osoba odpowiedzialna za otwieranie codziennej poczty powinna opatrzyć datą każdą fakturę płatniczą z tytułu kont, otrzymaną z datą bieżącego dnia. Datowanie umożliwia śledzenie czasu potrzebnego na opłacenie faktury w Twojej firmie. Osoba umieszczająca datę na fakturze powinna odnotować wszelkie znaczące różnice w czasie między datą wystawienia faktury a otrzymaną datą. Faktury wysyłane pocztą tygodni po pokoleniu mogą wymagać szybkiego przepłacenia przez proces rozliczania, aby uniknąć opóźnień.
Koduj fakturę
Pracownik odpowiedzialny za utworzenie lub zarządzanie wydatkami zapisuje kod faktury księgi głównej na fakturze i porównuje fakturę z pozostałym budżetem dla tego rachunku wydatków. Jeśli konto księgi głównej przekroczy kwotę zapisaną w budżecie po przetworzeniu faktury, pracownik powinien dołączyć do faktury wyjaśnienie nadwyżki.
Uzyskaj zatwierdzenie faktury
Kierownicy są odpowiedzialni za przeglądanie i zatwierdzanie wszystkich faktur do zapłaty, które wchodzą w zakres ich kontroli. Menedżer przegląda kodowanie na fakturze pod kątem dokładności i wszelkich wyjaśnień dotyczących nadwyżki budżetu pod względem dokładności. Menedżer następnie inicjałuje i datuje fakturę, aby księgowy wiedział, że menedżer zatwierdził fakturę do zapłaty.
Przygotuj czek
Księgowy sprawdza fakturę, aby upewnić się, że odpowiednie zatwierdzenia i wyjaśnienia dotyczące nadwyżek znajdują się na fakturze. Księgowy sprawdza również kodowanie na fakturze i pyta o kodowanie, które wydaje się być błędne. Gdy księgowy jest zadowolony z zatwierdzenia i kodowania faktury, przygotowuje czek na płatność.
Kontrole biznesowe powinny obejmować dwa odcinki czeku: odcinek czeku wydawcy i odcinek czeku dla odbiorcy. Weryfikacja powinna zawierać datę faktury, numer faktury i numer konta biznesowego, jeśli dostawca je przypisał. W razie potrzeby, kod kontrolny wystawcy może zawierać kod księgi głównej. Wykonaj kopię faktury dla własnych rekordów i zszyj kratkę czekową wystawcy na górze faktury. Złóż kopię faktury, aby pokryć koszty w przypadku audytu lub badań księgowych.
