Procedury kontroli dokumentów nie muszą być skomplikowane. W rzeczywistości złożoność zwiększa prawdopodobieństwo, że dokument nie będzie należycie przywoływany. Powiedział, że zarządzanie informacjami jest jednym z najważniejszych procesów w każdej organizacji. Opieranie się na elektronicznej korespondencji danych zwiększa potrzebę ciągłej aktualizacji procedur kontroli i przechowywania danych. Nieprzestrzeganie odpowiednich procedur kontroli dokumentów może spowodować ogromne ryzyko finansowe. Na szczęście udoskonalenia technologii kontroli dokumentów i oprogramowania stworzyły nowy świat najlepszych praktyk.
Zidentyfikuj procesy krytyczne
Przypisywanie zespołowi menedżerów wielofunkcyjnych w celu identyfikacji najważniejszych procesów związanych z przepływem danych i informacji. Śledź, w jaki sposób dane (e-mail, ankiety dla klientów, formularz IRS itp.) Przepływają od klienta do plików bazy danych. Porównaj każdy proces przepływu danych i określ typowe lub nadmiarowe zadania. Mapuj wszystkie procesy informacyjne, od poczty e-mail po zgodność z regułami korporacyjnymi, korzystając z podstawowego schematu blokowego.
Utwórz instrukcję procedur
Procedury - zarówno w przypadku oprogramowania, jak i papieru - muszą określać sposób zatwierdzania dokumentów przed aktualizacją i po niej. Powinny również szczegółowo opisywać sposób aktualizowania i ponownej aprobaty dokumentów. Sprawdź, jak system rozpozna zmiany, tj. Według daty wydania lub zmian czcionki. Zapoznaj się z procesem określania przestarzałych dokumentów. Dowiedz się, jak zapobiegać używaniu "przestarzałych" dokumentów.
Zapewnienie funkcjonalności
Upewnij się, że dokumenty są dostępne dla odpowiednich osób, kiedy ich potrzebują. Jeśli dokonujesz konwersji do systemu wirtualnego, upewnij się, że dokładnie dokumentujesz, w jaki sposób będzie przechowywany oryginalny dokument, jeśli w ogóle. Wreszcie, miej rozwiązanie kopii zapasowej. W przypadku przejścia na system zautomatyzowany, użyj strategii wdrażania pilotażowego. Po pełnej konwersji poczekaj trzy miesiące przed zniszczeniem lub złożeniem dokumentów papierowych.
