Zarządzanie zapasami jest procesem wykorzystywanym przez firmy do zamawiania, otrzymywania, rozliczania i zarządzania różnymi produktami sprzedawanymi konsumentom. Właściciele firm i menedżerowie koncentrują się na tym działaniu, ponieważ zasoby reklamowe stanowią zazwyczaj drugie największe wydatki w firmie za listą płac. Zasady i procedury pomagają firmom aktywnie zarządzać różnymi produktami w swoich obiektach. Chociaż istnieją standardowe zasady i procedury dotyczące zarządzania zapasami, właściciele i zarządcy mają pewną swobodę w zakresie opracowywania standardów dla swoich firm.
Dostarczanie
Zamówienia są procesem zakupu, który osoby prywatne muszą wykorzystywać do zamawiania i otrzymywania zapasów. Firmy zazwyczaj wymagają od osób fizycznych zamówienia zakupu z autoryzacją menedżera przed zamówieniem zapasów. Kierownik ds. Zaopatrzenia jest odpowiedzialny za sprawdzenie zamówienia, aby upewnić się, że zawiera autoryzację i inne informacje dotyczące kosztu zakupionych przedmiotów. Podczas gdy większe organizacje mogą zatrudniać osoby do pracy w dziale zaopatrzenia, mniejsze firmy często wykonują tę funkcję właściciel firmy.
Wycena zapasów
Wycena zapasów jest polityką, w której zasoby sprzedają się jako pierwsze i są usuwane z księgi rachunkowej. Metody obejmują metodę pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO), ostatnie wejście, pierwsze wyjście (LIFO) i metodę średniej ważonej. FIFO wymaga, aby firmy najpierw sprzedawały starsze zapasy, pozostawiając droższe zapasy w księdze głównej i zwiększając zysk brutto firmy w okresie księgowym. LIFO jest przeciwieństwem FIFO; w związku z tym ma odwrotny skutek w księdze rachunkowej. Metoda średniej ważonej nie wymaga wcześniejszej sprzedaży starszych zapasów, ponieważ koszty zapasów są przeliczane za każdym razem, gdy firma kupuje zapasy.
System ewidencji zapasów
System księgowania zapasów to szczególne procedury stosowane przez firmę w celu aktualizacji jej księgi rachunkowej. Te dwa typy systemów są okresowe i wieczyste. Systemy okresowe rozpoczynają się od salda otwarcia i rejestrują jedynie zakupy, sprzedaż lub korekty miesięczne, kwartalne lub roczne. System ciągły rozpoczyna się od salda bilansu otwarcia i aktualizuje zapasy po każdym zakupie, sprzedaży lub korekcie zapasów. Firmy tworzą swoje zasady w zależności od swoich modeli biznesowych.
Kontrola fizyczna
Kontrole fizyczne dotyczą sposobu, w jaki firma przechowuje i liczy pozycje zapasów. Przechowywanie jest ważne, ponieważ firmy muszą chronić swoje zapasy przed utratą, kradzieżą i nadużywaniem pracowników. Może to obejmować ograniczanie dostępu, zamykanie wartościowych produktów i używanie urządzeń śledzących na produktach. Właściciele firm i menedżerowie muszą również stosować okresowe liczenia, aby zweryfikować liczbę dostępnych przedmiotów. Cykl liczy - licząc określoną liczbę przedmiotów każdego dnia lub tygodnia - a roczne inwentaryzacje są najczęstszymi fizycznymi metodami liczenia w środowisku biznesowym.
