Niezależnie od tego, czy uruchamiasz centrum obsługi telefonicznej, biuro ubezpieczeniowe czy inny rodzaj działalności, Twój dział front office jest prawdopodobnie pierwszym wrażeniem, jakie Twoi klienci i klienci otrzymają od Twojej firmy. Działy front office zazwyczaj wspierają dział sprzedaży i inne działy w firmie. Wielkość departamentu może wynosić od dwóch osób do całego zespołu ludzi. Sprawnie działający dział front office może efektywnie pomóc pozostałej firmie.
Wymień obowiązki, które muszą być wykonane przez dział front office. Przełóż tę listę na cotygodniowe, tygodniowe i miesięczne obowiązki. Dołącz wszelką pomoc, jakiej możesz oczekiwać od tego działu innym działom.
Pogrupuj podobne obowiązki na innej liście. Pomoże ci to ustalić, ile pozycji musi zająć każda grupa obowiązków. Na przykład, odpowiadanie na telefony, otwieranie poczty i powitanie klientów lub klientów może być jedną grupą, która zazwyczaj jest pozycją recepcjonistki. Wprowadzanie faktur i płacenie tych faktur stanowiłoby kolejną grupę obowiązków, która byłaby pozycją wymagającą zapłaty.
Zapisz typ osób, które chcesz reprezentować firmę w dziale front office. Na przykład, czy chcesz mieć młode, żywe osobowości, czy zawodowe, zastrzeżone osobowości? Czy chcesz ludzi z pewnym doświadczeniem lub wykształceniem? Wymyślanie tych informacji pozwoli lepiej zorientować się, czego szukasz, pisząc reklamy otwierające ofertę i przeprowadzając rozmowy z potencjalnymi pracownikami.
