Poufność ma ogromne znaczenie dla organizacji, ponieważ dotyczy konkurencji, strategii marketingowych i informacji o pracownikach. Gdy informacje są łatwo uzyskiwane, firma narażona jest na odpowiedzialność i procesy sądowe, a także może odebrać przewagę nad konkurencją. Obowiązkiem organizacji jest podjęcie kroków w celu powstrzymania pracowników przed naruszeniem poufności.
W czasie wynajmu, zwykle podczas nowej orientacji na wynajem, upewnij się, że pracownicy są świadomi oczekiwań organizacji, że poufność nie zostanie naruszona. Wyjaśnij konsekwencje, takie jak czy i kiedy zostanie odkryte, że pracownik narusza poufność, będzie podlegał dyscyplinie i może zostać zwolniony.
Upewnij się, że pracownicy zajmujący się poufnymi zapisami i informacjami są poinformowani i przeszkoleni w zakresie sposobów zabezpieczania informacji. Wymagaj, aby komputery miały wygaszacze ekranu z hasłami, a ważne zapisy lub dokumenty są ograniczone do jednego obszaru, który można zablokować i zabezpieczyć. Ponadto, każdy pracownik musi mieć własne, poufne hasło, które nie może zostać przekazane nikomu innemu, niż jego przełożonemu.
Stwórz politykę poufności i poproś pracowników, aby podpisali się, że potwierdzają, przeczytali i zrozumieli zasady. Ta polityka może być wykorzystana jako podstawa do ukarania w przypadku złamania polityki poufności firmy.
Oprócz polityki poufności pracownicy odpowiedzialni za strategie marketingowe, wynalazki i inne ważne informacje powinni być zobowiązani do podpisywania porozumień o zakazie konkurencji.
Należy wybierać, kiedy i jaki rodzaj ważnych informacji poufnych jest rozpowszechniany i do kogo jest rozpowszechniany. Sporządź listę miejsc, w których przechowywane są ważne informacje poufne i kto powinien za nie odpowiadać. Zachowaj też listę osób, które mogą zobaczyć, jakie informacje i kiedy mogą mieć do nich dostęp.
Wskazówki
-
Podczas wywiadów poproś potencjalnych pracowników o wyjaśnienie, jakie rodzaje poufnych informacji były za nie odpowiedzialne w przeszłości i jak są zaznajomieni z polityką poufności.
Ostrzeżenie
Nie pozwól, aby plotkarze i rozmowni pracownicy byli odpowiedzialni za przechowywanie poufnych informacji i zapisów.
