Funkcja kontroli dokumentów jest odpowiedzialna za zarządzanie przepływem dokumentów i ich przechowywanie w organizacji za pomocą różnych funkcji i procesów. Obejmują one utrzymanie plików i stosowanie właściwych procedur dystrybucji i rewizji, jak opisano w witrynie Siliconfareast.com.
System biblioteczny
Funkcja kontroli dokumentów odgrywa rolę właściwego utrzymania procedur wewnętrznych bibliotek, tak aby zapewnić odpowiedni dostęp do personelu, ale miejsce pobytu oficjalnej dokumentacji pozostaje znane w każdym momencie.
Przechowywanie / archiwizacja
Kolejną kluczową czynnością funkcji kontroli dokumentów jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów w celu zapewnienia właściwej dostępności wszystkich niezbędnych plików.
Wersje
Funkcja kontroli dokumentów ma również obowiązek zapewnienia, że oficjalnie zatwierdzona dokumentacja zostanie zmieniona tylko w kontekście odpowiednich procesów i zatwierdzeń. Może to obejmować system żądań zmian dokumentów (lub projektów) (DCR), które wymagają wyznaczonych podpisów, zanim zatwierdzony dokument może wprowadzić dodatkowe zmiany.
Przepływ pracy
Personel kontrolujący dokument wykonuje również czynności mające na celu zapewnienie efektywnego przepływu pracy, na przykład poprzez przypisywanie dokumentów do odpowiednich pracowników biurowych lub sekretarskich w zakresie takich czynności, jak przetwarzanie tekstu lub skanowanie.
Śledzenie
Funkcja kontroli dokumentów śledzi również terminową produkcję dokumentów w całym procesie przepływu pracy, na przykład przy użyciu list wiekowych wskazujących, że dokumenty zbyt długo przechodziły przez proces przepływu pracy.
