Patrol celny i graniczny jest oddziałem Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego, któremu powierzono misję utrzymywania broni i terrorystów poza Ameryką. Ponadto są oni odpowiedzialni za egzekwowanie przepisów dotyczących wniesienia zabronionych i ograniczonych przedmiotów do kraju. Być może zwracasz się do służb celnych w odpowiedzi na zawiadomienie, które otrzymałeś, że ceramiczna zastawa stołowa, którą ciotka z Hongkongu wysłała ci na ślub, jest zabroniona. Inne powody kontaktu z organami celnymi to pytania dotyczące zabrania zwierzaka przez granicę lub chęci importowania leków, ponieważ jest tańszy w Internecie niż w lokalnej aptece. Bez względu na powód wysłania listu do urzędu celnego, musi on być zgodny z odpowiednim formatem listów biznesowych.
Zadzwoń do najbliższego biura patroli celnych i straży granicznej i dowiedz się, do kogo powinieneś skierować swój list. Jeśli, na przykład, chcesz wiedzieć, czy możesz przywołać afrykański bęben z podróży do Ghany, zapytaj, kto jest odpowiedzialny za ten podział. Zanotuj nazwisko i tytuł osoby.
Postępuj zgodnie z układem listu firmowego: adres zwrotny, data, adres wewnętrzny, zwrot grzecznościowy, treść listu i zamknięcie. Pozostaw dwa spacje między każdą częścią litery, zamiast wcięć.
Pisz na papierze firmowym, jeśli to w ogóle możliwe, ponieważ sprawi, że twój list do odprawy celnej będzie bardziej oficjalny. Jeśli jednak nie masz papieru firmowego, wpisz swój adres w lewym górnym rogu. Pozostaw dwa puste miejsca, a następnie wpisz datę.
Wprowadź adres wewnętrzny. To jest ten sam adres, który znajduje się na kopercie. Wewnętrzny adres wskazuje, że jest to list firmowy, a nie przyjazny.
Zacznij od powitania. Napisz "Drodzy", nazwisko oficera i idź za nim przecinkiem. "Drogi Oficer Jones,".
Przejdź od razu do rzeczy i powiedz celnikowi, dlaczego piszesz. "Piszę, aby zapytać o zasady i ograniczenia importu samochodu z Japonii."
Trzymaj krótkie akapity i zdania i trzymaj się punktu. Rozpocznij nowy akapit, jeśli zaczniesz nowy pomysł i nie zapomnij zostawić podwójnej przestrzeni. Unikaj kolejnych zdań i nie używaj dużych słów, gdy mały zrobi tak samo dobrze. Napisz profesjonalnym tonem.
Wskaż, jakie działania chcesz podjąć lub co zamierzasz zrobić. Pisząc o powiadomieniu niestandardowym, aby odebrać przedmiot, na przykład: "Informujemy, że nie jestem w stanie odebrać paczki z Rumunii w przyszłym tygodniu, ponieważ jestem obecnie poza miastem".
Zakończ literę "Z poważaniem" i zauważ, że po niej następuje przecinek. Zostaw miejsce na podpis, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko.
Zostaw swój list odprawie celnej na około godzinę. Odczytaj swój list i popraw błędy w pisowni, gramatyce lub pisaniu.
Wskazówki
-
Przejdź do "podglądu wydruku" i upewnij się, że litera jest prawidłowo rozmieszczona. Jeśli jest u góry, dodaj dodatkowe spacje, tak aby były odpowiednio wycentrowane na stronie.
