Nikt nie lubi podawać złych wiadomości, szczególnie pracownikom. Jednakże, gdy działalność jest słaba, często konieczne jest zwolnienie pracowników lub ograniczenie liczby godzin. Te wiadomości są szczególnie trudne do napisania w liście, ponieważ może się wydawać, że niezależnie od tego, jak przedstawisz fakty, odbiorcy będą źli i zdenerwowani. Na szczęście przy odrobinie planowania możesz napisać list, który pozwala pracownikom na łatwe i pomaga zrozumieć trudną naturę twojej decyzji, aby zmniejszyć ich godziny.
Wpisz datę. Pomiń spację. Jeśli personalizujesz list do każdego pracownika, użyj funkcji korespondencji seryjnej w edytorze tekstu, aby dodać nazwiska i adresy. Ewentualnie możesz całkowicie pominąć adres wewnętrzny i napisać literę ogólną, jeśli masz zbyt wielu pracowników, aby tworzyć spersonalizowane kopie.
Otwórz literę, wpisując "Dear (Insert employee name)", a następnie dwukropek. Jeśli piszesz list ogólny, wpisz "Drodzy cenieni pracownicy", a następnie dwukropek.
Rozpocznij literę, zapewniając tło. Wyjaśnij, że firma traci pieniądze i co próbujesz zrobić, aby przeciwdziałać spadkowi. Pisz jasno, ale na tyle szczegółowo, aby pracownicy zrozumieli, że firma przeżywa trudne chwile. Nie wspominając o skróconych godzinach w pierwszym akapicie, ponieważ pracownicy prawdopodobnie po prostu przestaną czytać, a stracisz możliwość wyjaśnienia sytuacji lub postarają się zachować swoją dobrą wolę.
Wyjaśnij zmniejszenie liczby godzin w drugim akapicie. Być specyficznym. Ile godzin pracownicy mogą stracić każdego tygodnia? Kiedy wrócą do swojego normalnego harmonogramu, jeśli dotyczy? Pracownicy będą mieli wiele pytań, a zajęcie się nimi teraz pozwoli uniknąć nieporozumień i połączeń telefonicznych z biurem.
Podkreśl dobre wieści, jeśli takie istnieją. Na przykład, jeśli redukujesz godziny, aby nikogo nie odkładać, powiedz to. Jeśli masz strategię, która Twoim zdaniem wkrótce sprawi, że Twój biznes znów będzie czarny, niech pracownicy wyczują Twój optymizm. Nawet jeśli dobra wiadomość jest stosunkowo niewielka, pomoże to pracownikowi poczuć, że w jego interesie leżą najlepsze interesy.
Podaj informacje o działaniu w ostatnim akapicie. Jeśli pracownicy muszą coś zrobić, np. Wypełnić dodatkową dokumentację, daj im znać. Podziękuj im za bycie z wami w tym trudnym procesie.
